Gestionar y dar seguimiento a los procesos administrativos, garantizando precisión, cumplimiento y visibilidad sobre presupuestos, órdenes de compra, facturación, conciliaciones y documentación operativa. La posición será un habilitador clave para la operación 360, asegurando que los equipos puedan ejecutar campañas de manera eficiente y que la información financiera se mantenga actualizada y alineada con los requerimientos del cliente y de la agencia.
Responsabilidades clave
- Dar seguimiento al flujo administrativo de campañas offline y digitales dentro de la cuenta.
- Gestionar órdenes de compra, solicitudes de alta, requisiciones y documentación necesaria para la operación.
- Coordinar procesos de facturación interna y externa, asegurando cumplimiento de fechas y lineamientos establecidos.
- Llevar control y seguimiento de presupuestos aprobados versus ejecutados.
- Apoyar la conciliación de inversiones, órdenes y facturas con áreas internas y proveedores.
- Elaborar reportes administrativos y financieros que permitan monitorear el estado de la operación.
- Dar seguimiento a procesos de pago y estatus de facturas con las áreas correspondientes.
- Mantener actualizados archivos, trackers y bases de control de la cuenta.
- Identificar discrepancias o riesgos administrativos y escalarlos oportunamente.
- Colaborar con Engagement Managers, planners y áreas de Finanzas para garantizar la correcta ejecución de campañas.
- Asegurar el cumplimiento de políticas internas, procesos de auditoría y lineamientos financieros de la organización.
- Coordinar la recopilación y organización de documentación requerida por cliente o áreas internas.
Requisitos
- Experiencia de 1 a 3 años en posiciones administrativas,
financieras o de control operativo.
- Experiencia en seguimiento de presupuestos, facturación o control financiero.
- Dominio avanzado de Excel y herramientas de seguimiento administrativo.
- Capacidad para manejar múltiples procesos simultáneamente con alto nivel de organización.
- Atención al detalle y seguimiento riguroso de información.
- Deseable experiencia previa en agencias de medios, marketing o publicidad.
- Conocimiento básico de procesos relacionados con campañas digitales y medios tradicionales.
- Habilidad para trabajar con distintas áreas y gestionar prioridades.
Competencias clave
- Organización y control
- Mantiene orden, precisión y seguimiento constante de procesos y documentación.
- Atención al detalle
- Detecta inconsistencias y minimiza errores administrativos o financieros.
- Gestión de prioridades
- Maneja múltiples solicitudes y fechas límite de manera optimizado.
- Orientación al servicio
- Brinda soporte oportuno a equipos internos y stakeholders clave.
- Comunicación
- Mantiene una interacción clara y efectiva con áreas internas, proveedores y cliente cuando sea necesario.
- Responsabilidad
- Actúa con sentido de propiedad sobre los procesos bajo su gestión y garantiza su correcto cierre
Indicadores de éxito
- Exactitud en la gestión y seguimiento de presupuestos.
- Cumplimiento de tiempos de facturación y conciliación.
- Nivel de actualización y precisión de trackers y controles administrativos.
- Reducción de incidencias administrativas dentro de la cuenta.
- Cumplimiento de procesos internos y auditorías.
- Calidad y oportunidad de reportes financieros y operativos.
- Satisfacción de las áreas internas que dependen de la información administrativa.
📌 Administrative Executive (Ciudad de México)
🏢 Publicis Groupe
📍 Ciudad de México
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