Objetivo del puesto

Brindar soporte administrativo y documental a las diferentes áreas de Energy Opening, asegurando la correcta integración, actualización, organización, seguimiento y resguardo de la información y documentación de la empresa.

El puesto será responsable de mantener expedientes completos, información actualizada y controles administrativos confiables, facilitando la operación diaria y la atención de requerimientos internos, de clientes, proveedores y auditorías.

Funciones principales

1. Control documental y expedientes

* Integrar y mantener actualizados expedientes de clientes, proveedores y operaciones.
- Clasificar y organizar documentación física y digital.
- Validar que los expedientes cuenten con la documentación requerida.
- Identificar documentación faltante, vencida o pendiente de actualización.
- Dar seguimiento con las áreas correspondientes para completar expedientes.
- Mantener una estructura ordenada y estandarizada de archivos digitales.
- Controlar versiones y vigencia de documentos relevantes.
- Garantizar la correcta localización y disponibilidad de información cuando sea requerida.
- Mantener actualizado el control maestro de documentación.

1. Soporte administrativo

* Captura y actualización de información en sistemas y controles internos.
- Elaboración y actualización de bases de datos.
- Manejo de controles administrativos en Excel.
- Preparación y seguimiento de formatos internos.
- Seguimiento de documentación pendiente de autorización o firma.
- Elaboración de reportes administrativos básicos.
- Apoyo en el seguimiento de pendientes de las diferentes áreas.
- Mantener actualizados registros y controles administrativos.

1. Apoyo a Operaciones

* Integrar documentación relacionada con las operaciones realizadas.




- Mantener organizadas las evidencias documentales de cada operación.
- Validar que la documentación requerida esté disponible y correctamente identificada.
- Apoyar en la integración y actualización de expedientes operativos.
- Llevar controles de operaciones y documentación pendiente.
- Coordinar con Operaciones, Suministro, Facturación y Administración la obtención de información faltante.
- Facilitar documentación requerida para revisiones internas y auditorías.

1. Seguimiento y control

* Elaborar reportes de documentación pendiente.
- Dar seguimiento a responsables internos para obtener información faltante.
- Identificar atrasos o inconsistencias documentales.
- Reportar oportunamente riesgos o incumplimientos en expedientes.
- Mantener un calendario de vencimientos y actualizaciones documentales.
- Apoyar en la mejora continua de los procesos administrativos y documentales.

Responsabilidades del puesto

- Mantener expedientes completos y actualizados.
- Garantizar orden y trazabilidad documental.
- Proteger la confidencialidad de la información.
- Evitar pérdida, duplicidad o desactualización de documentos.
- Dar seguimiento oportuno a documentación pendiente.
- Mantener información administrativa confiable.
- Cumplir con los procedimientos internos establecidos por Energy Opening.

Perfil requerido

Escolaridad: Carrera técnica, licenciatura en Administración, Contabilidad,



Logística, Negocios o carrera afín, terminada o en curso.

Experiencia: Deseable 1 año en áreas administrativas, operaciones, control documental o gestión de expedientes.

Conocimientos

- Excel básico/intermedio.
- Word y herramientas de Office.
- Manejo de bases de datos.
- Organización y gestión documental.
- Elaboración de controles administrativos.
- Manejo de archivos digitales.
- Deseable experiencia trabajando con sistemas administrativos o ERP.

Competencias

- Organización.
- Atención al detalle.
- Seguimiento de pendientes.
- Sentido de urgencia.
- Responsabilidad.
- Capacidad de análisis.
- Comunicación efectiva.
- Trabajo en equipo.
- Confidencialidad.
- Orientación a resultados.

Indicadores de desempeño (KPIs)

- % de expedientes completos y actualizados.
- % de documentación vigente.
- Número de pendientes documentales vencidos.
- Tiempo promedio de atención de solicitudes documentales.
- Número de incidencias por documentación faltante o incorrecta.
- Cumplimiento de actualización de controles administrativos.

Resultado esperado

Contar con una operación administrativa ordenada, trazable y documentalmente sólida, donde la información de clientes, proveedores y operaciones se encuentre actualizada y disponible.

El Auxiliar Administrativo y Control Documental deberá convertirse en un punto de apoyo para las áreas de Operaciones, Suministro, Facturación y Administración, contribuyendo a reducir pendientes, prevenir errores documentales y mejorar el control interno.

Horario lunes a viernes 9 :00 am 5:00 pm sabados 9:00 am a 1:00 pm

Sueldo: $10,000.00 - $15,000.00 al mes

Ventajas

- Teléfono de la empresa

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Auxiliar Administrativo (Manzanillo)
🏢 Energy Opening S. A De C. V.
📍 Manzanillo