Brindar atención telefónica optimizado, cordial y profesional a usuarios internos y externos, asegurando la correcta canalización de llamadas, proporcionando información autorizada y dando seguimiento oportuno a solicitudes, dudas, quejas y sugerencias.
Principales funciones
Atención telefónica: Atender y dar seguimiento a llamadas internas y externas.
Brindar una atención cordial, competente y orientada al servicio.
Identificar las necesidades del usuario y proporcionar una respuesta adecuada.
Canalización de llamadas: Canalizar correctamente las llamadas a las diferentes áreas y extensiones.
Identificar el área o persona correspondiente de acuerdo con la solicitud.
Dar seguimiento a llamadas que requieran atención posterior.
Proporcionar información: Brindar información autorizada sobre los servicios especializados.
Informar sobre horarios de atención, ubicación y medios de contacto.
Mantenerse actualizado respecto a los servicios e información institucional para proporcionar datos correctos.
Registro y seguimiento: Registrar y canalizar solicitudes, dudas, quejas y sugerencias.
Dar seguimiento a los reportes o solicitudes conforme a los procedimientos establecidos.
Mantener registros completos y actualizados.
Elaboración de reportes: Elaborar reportes relacionados con las llamadas y solicitudes recibidas.
Mantener actualizada la información y bases de datos correspondientes.
Entregar reportes en tiempo y forma.
Manejo de herramientas: Manejo de equipo de cómputo y teléfono/conmutador.
Manejo de Microsoft Office: Especialmente Word y Excel.
Facilidad para aprender y utilizar sistemas internos.
Competencias y habilidades
Actitud de servicio
Comunicación efectiva
Facilidad de palabra
Escucha activa
Trato amable y profesional
Organización y seguimiento
Atención al detalle
Manejo de situaciones difíciles
Trabajo en equipo
Proactividad
Tolerancia a la presión
Capacidad para resolver dudas y orientar al usuario
Confidencialidad y manejo responsable de la información
Requisitos deseables
Experiencia en conmutador, atención telefónica, recepción, servicio al cliente o atención a usuarios.
Manejo de equipo de cómputo y sistemas telefónicos.
Manejo de paquetería Office.
Excelente comunicación verbal.
Buen trato competente.
Disponibilidad.
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