Objetivo del puesto

Brindar soporte administrativo y documental a las diferentes áreas de Energy Opening, asegurando la correcta integración, actualización, organización, seguimiento y resguardo de la información y documentación de la empresa.

El puesto será responsable de mantener expedientes completos, información actualizada y controles administrativos confiables, facilitando la operación diaria y la atención de requerimientos internos, de clientes, proveedores y auditorías.

Funciones principales

1. Control documental y expedientes

* Integrar y mantener actualizados expedientes de clientes, proveedores y operaciones.

* Clasificar y organizar documentación física y digital.

* Validar que los expedientes cuenten con la documentación requerida.

* Identificar documentación faltante, vencida o pendiente de actualización.

* Dar seguimiento con las áreas correspondientes para completar expedientes.

* Mantener una estructura ordenada y estandarizada de archivos digitales.

* Controlar versiones y vigencia de documentos relevantes.

* Garantizar la correcta localización y disponibilidad de información cuando sea requerida.

* Mantener actualizado el control maestro de documentación.

2. Soporte administrativo

* Captura y actualización de información en sistemas y controles internos.

* Elaboración y actualización de bases de datos.

* Manejo de controles administrativos en Excel.

* Preparación y seguimiento de formatos internos.

* Seguimiento de documentación pendiente de autorización o firma.

* Elaboración de reportes administrativos básicos.

* Apoyo en el seguimiento de pendientes de las diferentes áreas.

* Mantener actualizados registros y controles administrativos.

3. Apoyo a Operaciones

* Integrar documentación relacionada con las operaciones realizadas.





* Mantener organizadas las evidencias documentales de cada operación.

* Validar que la documentación requerida esté disponible y correctamente identificada.

* Apoyar en la integración y actualización de expedientes operativos.

* Llevar controles de operaciones y documentación pendiente.

* Coordinar con Operaciones, Suministro, Facturación y Administración la obtención de información faltante.

* Facilitar documentación requerida para revisiones internas y auditorías.

4. Seguimiento y control

* Elaborar reportes de documentación pendiente.

* Dar seguimiento a responsables internos para obtener información faltante.

* Identificar atrasos o inconsistencias documentales.

* Reportar oportunamente riesgos o incumplimientos en expedientes.

* Mantener un calendario de vencimientos y actualizaciones documentales.

* Apoyar en la mejora continua de los procesos administrativos y documentales.

Responsabilidades del puesto

* Mantener expedientes completos y actualizados.

* Garantizar orden y trazabilidad documental.

* Proteger la confidencialidad de la información.

* Evitar pérdida, duplicidad o desactualización de documentos.

* Dar seguimiento oportuno a documentación pendiente.

* Mantener información administrativa confiable.

* Cumplir con los procedimientos internos establecidos por Energy Opening.

Perfil requerido

Escolaridad: Carrera técnica, licenciatura en Administración, Contabilidad, Logística,



Negocios o carrera afín, terminada o en curso.

Experiencia: Deseable 1 año en áreas administrativas, operaciones, control documental o gestión de expedientes.

Conocimientos:

* Excel básico/intermedio.

* Word y herramientas de Office.

* Manejo de bases de datos.

* Organización y gestión documental.

* Elaboración de controles administrativos.

* Manejo de archivos digitales.

* Deseable experiencia trabajando con sistemas administrativos o ERP.

Competencias

* Organización.

* Atención al detalle.

* Seguimiento de pendientes.

* Sentido de urgencia.

* Responsabilidad.

* Capacidad de análisis.

* Comunicación efectiva.

* Trabajo en equipo.

* Confidencialidad.

* Orientación a resultados.

Indicadores de desempeño (KPIs)

* % de expedientes completos y actualizados.

* % de documentación vigente.

* Número de pendientes documentales vencidos.

* Tiempo promedio de atención de solicitudes documentales.

* Número de incidencias por documentación faltante o incorrecta.

* Cumplimiento de actualización de controles administrativos.

Resultado esperado

Contar con una operación administrativa ordenada, trazable y documentalmente sólida, donde la información de clientes, proveedores y operaciones se encuentre actualizada y disponible.

El Auxiliar Administrativo y Control Documental deberá convertirse en un punto de apoyo para las áreas de Operaciones, Suministro, Facturación y Administración, contribuyendo a reducir pendientes, prevenir errores documentales y mejorar el control interno.

Horario

lunes a viernes 9 :00 am 5:00 pm

sabados 9:00 am a 1:00 pm

Sueldo: $10,000.00 - $15,000.00 al mes

Ventajas:

- Teléfono de la empresa

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Auxiliar Administrativo (México)
🏢 Energy Opening S. A De C. V.
📍 México