Brindar atención telefónica eficiente, cordial y profesional a usuarios internos y externos, asegurando la correcta canalización de llamadas, proporcionando información autorizada y dando seguimiento oportuno a solicitudes, dudas, quejas y sugerencias.
Principales funciones
- Atención telefónica: Atender y dar seguimiento a llamadas internas y externas.
- Brindar una atención cordial, competente y orientada al servicio.
- Identificar las necesidades del usuario y proporcionar una respuesta adecuada.
- Canalización de llamadas: Canalizar correctamente las llamadas a las diferentes áreas y extensiones.
- Identificar el área o persona correspondiente de acuerdo con la solicitud.
- Dar seguimiento a llamadas que requieran atención posterior.
- Proporcionar información: Brindar información autorizada sobre los servicios especializados.
- Informar sobre horarios de atención, ubicación y medios de contacto.
- Mantenerse actualizado respecto a los servicios e información institucional para proporcionar datos correctos.
- Registro y seguimiento: Registrar y canalizar solicitudes, dudas, quejas y sugerencias.
- Dar seguimiento a los reportes o solicitudes conforme a los procedimientos establecidos.
- Mantener registros completos y actualizados.
- Elaboración de reportes: Elaborar reportes relacionados con las llamadas y solicitudes recibidas.
- Mantener actualizada la información y bases de datos correspondientes.
- Entregar reportes en tiempo y forma.
- Manejo de herramientas: Manejo de equipo de cómputo y teléfono/conmutador.
- Manejo de Microsoft Office: Especialmente Word y Excel.
- Facilidad para aprender y utilizar sistemas internos.
Competencias y habilidades
- Actitud de servicio
- Comunicación efectiva
- Facilidad de palabra
- Escucha activa
- Trato amable y profesional
- Organización y seguimiento
- Atención al detalle
- Manejo de situaciones difíciles
- Trabajo en equipo
- Proactividad
- Tolerancia a la presión
- Capacidad para resolver dudas y orientar al usuario
- Confidencialidad y manejo responsable de la información
Requisitos deseables
- Experiencia en conmutador, atención telefónica, recepción, servicio al cliente o atención a usuarios.
- Manejo de equipo de cómputo y sistemas telefónicos.
- Manejo de paquetería Office.
- Excelente comunicación verbal.
- Buen trato profesional.
- Disponibilidad.
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