El área de archivo en Greenberg Traurig, S.C. México ha sido clave en la implementación y optimización de procesos de digitalización y gestión documental avanzada. Se han desarrollado proyectos orientados a fortalecer la eficiencia operativa y mejorar la accesibilidad a información legal crítica a través de plataformas como HighQ y File Trail.
**Objetivo del Puesto**:Responsable de la organización, mantenimiento y control del archivo de litigio, así como de procesos de digitalización documental, asegurando el resguardo, acceso y disponibilidad de la información conforme a las políticas internas de la firma.
**Requisitos**:
- Egresado de Archivonomía.- Conocimientos en digitalización y edición de documentos.- Dominio de herramientas tecnológicas para gestión documental.- Manejo de Office (Word, Excel, Outlook).- Inglés intermedio o avanzado (lectura técnica deseable).
**Principales Funciones y Responsabilidades**:
- Realizar el check list detallado del inventario documental entregado por el equipo.- Organizar los expedientes previamente inventariados según la clasificación establecida.
- Imprimir, organizar y archivar toda la información enviada por el equipo en los expedientes correspondientes.- Ingresar la información documental en sistema conforme a los lineamientos definidos.- Procesar y validar la información cargada digitalmente.- Digitalizar documentos conforme a estándares de calidad y nomenclatura.- Controlar y dar seguimiento a los ingresos y salidas documentales.- Brindar atención ágil y competente al cliente interno y externo.- Elaborar reportes semanales de actividades realizadas.- Participación en tareas dentro del sistema File Trail, como la elaboración de etiquetas, la actualización de expedientes y la verificación continua del inventario documental.- Colaboración en la organización y mantenimiento del repositorio digital, asegurando la correcta clasificación y disponibilidad de la información.- Apoyo en la digitalización y descripción de documentos legales críticos como escrituras públicas, resoluciones, contratos y libros corporativos, para su ingesta en el sistema HighQ.
**Temas de Seguridad a Considerar**:
- Supervisar el acceso físico al archivo, evitando la entrada de personas no autorizadas.- No entregar información a terceros sin previa autorización del equipo de litigio.- Notificar de inmediato al encargado de Records cualquier anomalía en el acceso al archivo.- Registrar estrictamente las entradas y salidas documentales en sistema y cuadernos de préstamo.
**Competencias Clave**:
- Proactividad y alto sentido de responsabilidad.- Iniciativa, orden y enfoque en resultados.- Habilidad para el trabajo colaborativo y buena comunicación interpersonal.- Razonamiento analítico y memoria.- Capacidad de análisis, observación y síntesis.- Facilidad para implementar tecnologías aplicadas a la gestión documental.- Habilidad para elaborar cronogramas, inventarios, índices y organigramas.
**Habilidades y Conocimientos**:
- Manejo de Office
- Inglés intermedio / avanzado
- Conocimientos técnicos de gestión y administración de información

📌 Record Keeping Assistant (Ciudad de México)
🏢 Greenberg Traurig
📍 Ciudad de México