- Título del puesto: Jefa de Compras
- Descripción general:

Desarrollar e implementar estrategias de compra, liderar el equipo de compras y asegurar que la empresa obtenga las mejores condiciones en la adquisición de bienes y servicios.
- Responsabilidades principales

1. Organizar y optimizar el funcionamiento del departamento, estableciendo procesos eficientes y definiendo responsabilidades.
2. Identificar, evaluar y seleccionar proveedores que ofrezcan la mejor relación calidad-precio y cumplan con los estándares de la empresa.
3. Solicitar cotización a proveedores de materiales solicitados por Ventas o Diseño.
4. Cotizar y comprar el material, considerando mejor costo y tiempo de entrega, verificando stock de materiales.
5. Realizar cuadros comparativos de los diferentes productos o servicios que se solicitan en la empresa.
6. Emitir las órdenes de compra y enviar a los proveedores seleccionados.
7. Revisión del armado de juegos de Órdenes de Producción.
8. Entrega de los juegos de ordenes de producción con sus respectivas órdenes de compra para proceso de firma por parte de los jefes.
9. Prospectar, negociar y mantener actualizado el catálogo de proveedores.
10. Atender a los proveedores en forma personal y/o telefónica para conocer su catálogo de productos y negociación de precios.
11. Recabar la autorización de los pagos a los proveedores por la Dirección.
12. Solicitud de facturas a los proveedores y programación de los pagos.
13. Solicitud de complementos de pago.
14. Adquirir activos fijos autorizados por la dirección, además de papelería, artículos de escritorio, limpieza y obtener los servicios necesarios en la operación de la empresa
15. Identificar y mitigar los riesgos asociados a las compras, como fluctuaciones de precios, problemas de calidad o retrasos en la entrega.
16. Recopilar y analizar datos sobre compras, precios y proveedores para tomar decisiones informadas y optimizar la gestión de compras.
17. Trabajar en estrecha colaboración con otros departamentos, como producción, logística y ventas, para asegurar que las necesidades de la organización se satisfagan adecuadamente.
18. Monitorear el desempeño del área de compras, analizar los resultados y buscar oportunidades de mejora continua en los procesos y estrategias.
19. Mantener una comunicación fluida con los proveedores, resolver problemas y construir relaciones sólidas.

• Actividades diarias
1. Atender las requisiciones de material del departamento de diseño que realiza mediante el sistema.
2. Verificar en el almacén la existencia del material, en caso de que si haya una parte o el total de la solicitud se le notifica a la diseñadora para poder proceder a comprar el resto del material.
3.



Si la solicitud de compra es por parte de otro departamento, ésta se realiza por medio del correo electrónico o por medio de WhatsApp.
4. Una vez recibida la requisición por parte del departamento de diseño se procede a cotizar el material que solicitan con los diferentes proveedores que tenemos para poder realizar un comparativo, evaluar la mejor opción en cuanto a costo y tiempo de entrega y así seleccionar con que proveedor se realizará la compra.
5. Si la solicitud de compra viene de otro departamento de la empresa se buscan tres opciones diferentes para la cotización y se realiza el cuadro comparativo para la selección de la mejor opción.
6. También se reciben solicitudes de cotización de papel o vinil para proyectos nuevos, estas requisiciones se realizan mediante el grupo de COMPRAS SUSTRATO en WhatsApp, en donde se sube el cuadro comparativo para la autorización de compra por parte de los directores.
7. Por parte del departamento de ventas se reciben solicitudes de cotización de lonas, impresiones en cama plana, impresiones en vinil, instalaciones, productos promocionales, etc. Estas solicitudes las envían por medio de WhatsApp o por correo electrónico, esta información se ingresa a un Excel desglosando el costo de cada artículo y se envía a la vendedora que lo solicita.
8. Una vez cotizado el material y seleccionado el proveedor más adecuado, se procede a realizar la orden de compra del material en el sistema, ésta se envía al proveedor y se define el tiempo de entrega ya sea para recolección o para que ellos nos entreguen en el almacén o directamente con el impresor.
9. La orden de compra se le envía al diseñador y se le mencionan los horarios de ambas opciones (recolección o entrega en oficina), ellos definen por urgencia si se recolecta o no el material, posteriormente se solicita al departamento de logística que programe recolección en las instalaciones del proveedor.
10. Cuando el material llega a nuestro almacén, se le notifica al departamento de almacén mediante un correo electrónico o WhatsApp anexando la orden de compra y el horario aproximado de entrega para que puedan realizar la recepción.
11. Si diseño solicita que el material llegue directo a impresor,



el área de logística debe entregar al departamento de compras la orden de producción sellada para la autorización de entrega directa, sin esta autorización el material llega al almacén de Multipress.
12. Una vez realizada la compra se solicita la factura al proveedor para poder ingresarla en la carpeta que está en el disco Z. Estas se van poniendo en carpetas divididas por mes y por proveedor.
13. Las diseñadoras hacen entrega al departamento de compras de dos juegos de sus órdenes de producción. Se procede a firmar de recibido en la lista de cada diseñadora y estas órdenes de producción son las que se trabajan para poder autorizar pagos.
14. Se procede a realizar las órdenes de compra correspondientes a las órdenes de producción, ya sea de láminas, de suaje, lona, impresión en cama plana, salida de almacén, solicitud de pegado, según lo que indique cada orden.
15. Si la orden de producción no trae la información correcta se le comenta a la diseñadora para que haga la modificación correspondiente y la información de la orden de compra y orden de producción coincida.
16. Una vez realizadas las órdenes de compra se les envían a los proveedores para que puedan realizar la factura y se imprimen para anexarlas a cada juego de orden de producción.
17. Cuando los juegos de órdenes de producción están completos se dividen por cliente y se le entregan respectivamente a Francisco o Juan Pablo para que firmen cada orden de compra, la firma es la autorización al pago.
18. Una vez firmadas las órdenes, los directores las entregan al departamento de compras y revisamos una por una por si hace falta una firma, en caso de que no hayan firmado alguna se procede a subirles nuevamente el juego.
19. Cuando todas las órdenes de compra están firmadas se anotan en una lista para entregárselas al departamento de cuentas por pagar y archivo, esta lista la firman de recibido para alguna aclaración posterior.
20. La orden de compra firmada es la autorización para el pago a proveedor, el departamento de cuentas por pagar procede a programar los pagos que se realizan los días jueves y viernes.

• Actividades periódicas
1. Realizar periódicamente la estadística del departamento de compras para su análisis.
2. Envío del comprobante de pago a los proveedores por mail o whatsapp.
3. Atención a clientes para solicitudes de compra que requieren.
4. Coordinación de entrega de cintas con clientes.
5. Búsqueda de paqueterías para entregas en otros estados de la república.
6. Supervisión de forma directa a proveedores que realizan el mantenimiento de impresoras, de servicios eléctricos o instalaciones dentro de la oficina.
7. Revisión de órdenes de producción y solicitud de modificaciones.

📌 Jefa de compras (Heroica Puebla de Zaragoza)
🏢 Multipress Publicidad/ Operadora Vivancode CV
📍 Heroica Puebla de Zaragoza