COORDINADOR(A) ADMINISTRATIVO(A) Y DE CONTROL OPERATIVOUbicación: Querétaro, Qro.Modalidad: PresencialJornada: Tiempo completoDESCRIPCIÓN DEL PUESTOEn Desarrollo Humano y Salud (DH&S;), empresa especializada en salud ocupacional y servicios médicos empresariales, buscamos un perfil principalmente administrativo, organizado y orientado al seguimiento, que coordine nuestros procesos de facturación, conciliación, documentación, portales de clientes, agenda de pacientes y control de proveedores.La persona seleccionada también será responsable de verificar que las diferentes áreas y el personal médico asignado a nuestros clientes cumplan con los procesos, formatos y controles establecidos por la empresa, así como de recopilar la información necesaria para elaborar indicadores y reportes mensuales.Esta posición utiliza la calidad como una herramienta de control y mejora de los procesos; sin embargo, no está enfocada en auditorías, certificaciones ni implementación técnica de sistemas de gestión.OBJETIVO DEL PUESTOCoordinar y ejecutar los procesos administrativos de DH&S;, asegurando la correcta facturación y conciliación de los servicios, el control documental, la gestión de portales de clientes y proveedores, así como el seguimiento administrativo de pacientes, médicos y servicios empresariales.Asimismo, deberá supervisar que los procesos establecidos se lleven a cabo correctamente y concentrar la información necesaria para la elaboración de indicadores de desempeño y reportes mensuales.RESPONSABILIDADES PRINCIPALESFacturación y conciliación de servicios:Elaborar y dar seguimiento a la facturación de los servicios prestados.Verificar que los servicios facturados correspondan con las cotizaciones, órdenes de compra y atenciones realizadas.Realizar conciliaciones mensuales con clientes.Integrar soportes de facturación, como listas de pacientes, reportes, órdenes de compra, evidencias y entregables.Dar seguimiento a facturas rechazadas, refacturaciones, complementos y documentación pendiente.Mantener actualizado el control de facturas emitidas, pagadas y pendientes.Preparar información para cobranza y dar seguimiento administrativo a las cuentas por cobrar.Coordinarse con Dirección y Contabilidad para los cierres mensuales.Portales de clientes y alta de proveedores:Gestionar el alta y actualización de DH&S; como proveedor.Cargar facturas, órdenes de compra, entregables y documentación en los portales de los clientes.Revisar fechas de recepción, vencimientos y requisitos particulares de cada cliente.Mantener actualizados los documentos fiscales, bancarios,



corporativos y comerciales.Dar seguimiento a rechazos o incidencias en los portales.Administrar y mantener actualizados los expedientes digitales de cada cliente.Agenda de pacientes de nuevo ingreso:Recibir las solicitudes de atención enviadas por los clientes.Programar y confirmar citas de pacientes.Verificar los estudios solicitados, horarios, requisitos de ayuno y datos necesarios para la atención.Coordinar la atención con médicos, laboratorio, gabinete y demás áreas involucradas.Confirmar que los pacientes hayan sido atendidos y que sus estudios se encuentren completos.Llevar el control de pacientes atendidos, cancelados, reprogramados y pendientes.Conciliar las atenciones realizadas para su correcta facturación.Dar seguimiento administrativo a la entrega de resultados.Control de médicos y proveedores:Registrar los servicios realizados por médicos, especialistas y proveedores externos.Conciliar citas, consultas, estudios y servicios efectivamente prestados.Validar los montos correspondientes antes de solicitar los pagos.Integrar los soportes necesarios para cada pago.Llevar el control de honorarios pendientes, autorizados y pagados.Detectar y aclarar diferencias entre servicios programados, realizados, facturados y pagados.Supervisión de servicios médicos en empresas:Realizar visitas programadas a clientes donde DH&S; administre personal médico o de enfermería.Verificar que el personal asignado cumpla con los procesos, formatos y controles establecidos.Revisar que los registros de consultas, seguimientos, accidentes, incapacidades, población vulnerable y demás actividades estén actualizados.Confirmar el cumplimiento de horarios, actividades, reportes y entregables.Detectar faltantes de información o desviaciones administrativas.Dar seguimiento a las correcciones acordadas con el personal.Mantener comunicación con los responsables del servicio y los contactos designados por el cliente.Elaborar minutas y evidencias de las visitas realizadas.Control de procesos y documentación:Asegurar que cada área utilice los formatos, plantillas y listas de verificación autorizados.Verificar que la documentación se encuentre completa, actualizada y correctamente archivada.Dar seguimiento a responsables, compromisos y fechas de cumplimiento.Mantener controles administrativos por servicio, cliente y proyecto.Detectar incumplimientos,



errores recurrentes o información faltante.Documentar incidencias y dar seguimiento hasta su cierre.Apoyar en la actualización de procedimientos administrativos cuando se identifiquen oportunidades de mejora.Asegurar que los procesos establecidos por la empresa se ejecuten correctamente en cada área.Indicadores y reportes mensuales:Solicitar y concentrar mensualmente la información de las diferentes áreas y servicios.Validar que la información esté completa y sea congruente.Actualizar bases de datos y controles internos.Recopilar indicadores de atenciones, seguimientos, incapacidades, accidentes, población vulnerable, cumplimiento y desempeño de los servicios.Preparar la información base para los reportes mensuales.Dar seguimiento a la información faltante con cada responsable.Apoyar a Dirección en la elaboración de presentaciones y reportes ejecutivos.REQUISITOSFormación académica:Licenciatura concluida en Administración de Empresas, Gestión Empresarial, Administración Financiera, Negocios o carrera afín.Se priorizarán perfiles con formación y experiencia principalmente administrativa.Experiencia:Mínimo dos años de experiencia en funciones administrativas y de control.Experiencia en facturación y conciliación de servicios.Manejo de órdenes de compra y portales de clientes.Integración y control de expedientes.Seguimiento a proveedores, cuentas por cobrar y pagos.Elaboración o recopilación de indicadores y reportes.Deseable experiencia en empresas de servicios, clínicas, laboratorios, consultorios, salud ocupacional o administración de personal.Deseable experiencia realizando visitas de seguimiento a clientes.CONOCIMIENTOS NECESARIOSFacturación electrónica.Conciliación de servicios.
Órdenes de compra.Cuentas por cobrar y control de pagos.Portales de proveedores.Excel intermedio.Control documental.Elaboración de reportes.Seguimiento de procesos.Organización y control de agendas.Manejo de información confidencial.Conocimiento básico de sistemas de gestión de calidad, deseable, pero no indispensable.COMPETENCIASExcelente organización y capacidad de seguimiento.Atención al detalle.Facilidad para trabajar con fechas límite.Capacidad para solicitar y dar seguimiento a información pendiente.Comunicación competente con clientes, médicos, proveedores y colaboradores.Criterio para detectar diferencias e inconsistencias.Capacidad para administrar simultáneamente diferentes clientes y servicios.Responsabilidad y confidencialidad.Iniciativa para resolver incidencias administrativas.Capacidad para trabajar con procesos y controles establecidos.Disponibilidad para realizar visitas a clientes.IMPORTANTEEsta vacante no está enfocada en auditorías, certificaciones, implementación técnica de normas ISO ni ingeniería de calidad.Buscamos un perfil principalmente administrativo, con experiencia en facturación, conciliaciones, portales, documentación, proveedores e indicadores, que además tenga la capacidad de verificar que los procesos internos y operativos se cumplan correctamente.

📌 Coordinador(A) Administrativo(A) Y De Control Operativo
🏢 Reconocida empresa
📍 Santiago de Querétaro