Brindar soporte administrativo y ejecutivo a la firma, asegurando la correcta organización documental, atención a clientes, coordinación de agenda, control administrativo y apoyo a las áreas contable contribuyendo a la eficiencia operativa y a la calidad del servicio al cliente.
Funciones y Responsabilidades Principales
Atención y servicio al cliente
Atender llamadas telefónicas, correos electrónicos y visitas de clientes y proveedores.
Canalizar solicitudes hacia las áreas correspondientes.
Dar seguimiento a requerimientos administrativos de clientes.
Mantener una atención cualificado, cordial y confidencial.
Soporte administrativo y ejecutivo
Administrar agendas, reuniones y citas de dirección y socios.
Elaborar, capturar y archivar documentos administrativos, reportes y presentaciones.
Coordinar mensajería, paquetería y recepción de documentos fiscales y contables.
Controlar suministros y materiales de oficina.
Control documental y manejo de información
Organizar expedientes físicos y digitales de clientes.
Mantener actualizada la documentación administrativa y fiscal.
Resguardar información confidencial y sensible de clientes y de la firma.
Apoyar en la integración de documentación requerida para trámites fiscales, auditorías o revisiones.
Apoyo administrativo-contable
Elaborar facturas y dar seguimiento a cobranza básica.
Registrar y controlar pagos, gastos administrativos y comprobantes.
Apoyar en conciliaciones administrativas y control de viáticos.
Dar seguimiento a vencimientos de pagos, contratos y servicios.
Coordinación operativa
Dar seguimiento a pendientes administrativos internos.
Coordinar logística de reuniones, capacitaciones y eventos internos.
Mantener comunicación efectiva entre clientes y colaboradores internos.