Team Este role estará soportando labores administrativas y financieras del área de Asesoría y al Managing Partner de la firma.

Esta posición apoyará al equipo de Asesoría y reportará a la oficina local, será responsable de la gestión operativa del área para mantener el alto nivel de servicio ofrecido a sus clientes internos y externos.

Así mismo, apoyará la creación de informes para clientes, gestión de archivos y apoyo en labores administrativas del equipo de cobertura. Así mismo, apoyará las reservas de viajes, los reportes de gastos y reportes de viajes para el equipo de Asesoría.

Key Responsibilities

- Soporte Facturación del Área:

Las responsabilidades incluirán la captura, recopilación, organización, revisión, análisis y administración de la información para la preparación de bitácoras y emisión de las facturas. La coordinación con los abogados para asegurar la precisión de información soporte de la facturación y cobranza. Será el enlace entre las operaciones contables y las necesidades específicas del departamento de Asesoría para el pago de facturas. Estas responsabilidades podrán incluir recibir información, bajar y procesar bases de datos directo del sistema de facturación Elite para generar reportes y bases de datos.
- Gestión Administrativa de Casos e Información para el Área:

Actividades Específicas Administrativas De Asuntos Relacionados a La Gestión De Casos y Gestión Con Clientes Del Equipo De Cobertura, Que Incluirán Labores Tales Como
- Gestión de información tanto en español como en inglés.
- Apertura o creación de casos en el sistema Elite.




- Transcribir datos, escanear o sacar copias de documentos según se requiera en la gestión de los casos.
- Manejo de archivo digital y físico de expedientes. Elaboración de informes para uso interno o de clientes.
- Recepción y gestión de documentos, facturas o soportes para hacer pagos a productos o servicios relacionados con la gestión de los casos.
- Control y relación de los gastos en los casos correspondientes.
- Posteo de las facturas de proveedores en Elite para su correcto registro contable.
- Asistencia a los abogados de Asesoría en la gestión de funciones de cobranza a clientes.
- Solicitud de guías y posteo a DHL para control de envío de documentos.
- Soporte Administrativo al Área

Estas Labores Incluirán El Soporte a Todo Lo Relacionado Con Viajes De Negocio De Los Abogados De Asesoría e Incluirá
- Reservas de tiquetes y hoteles para lo que corresponde a viajes a eventos internos o con clientes.
- Apoyo en la gestión financiera de reembolso de gastos generados en dichos viajes o eventos, teniendo en cuenta los lineamientos de Kennedys para hacer el pago y la aprobación de dichos pagos.

Required Experience





- Se valorará la experiencia previa en administración y facturación, preferiblemente en una entidad que ofrezca servicios profesionales.
- Conocimiento de flujos de caja, informes, conciliación y acuerdos de nivel de servicio.
- Experiencia en Excel y sistemas financieros.
- Experiencia administrativa en manejo de archivos, gestión de viajes, pago de tarjetas, etc.
- Sobresaliente orientación al detalle
- Buen manejo de Excel, Outlook y Word.
- Excelente comunicación y servicio al cliente
- Manejo avanzado de inglés

General Duties

- Mantener el alto nivel de servicio ofrecido a los clientes internos de la firma y ayudar a crear y desarrollar la reputación profesional de la función.
- Comprender y vivir de acuerdo con los valores de Kennedys: accesible, directo, solidario y distintivo.
- Estar sujeto a diversos grados de supervisión a diario.
- Crear y mantener relaciones profesionales y positivas con socios y empleados.
- Trabajar en línea con las Áreas de Contribución de la firma que son específicas para su puesto y nivel.
- Mantener la confianza y la confidencialidad en todo momento.
- Actuar como un asesor de confianza mediante el desarrollo de relaciones con todos los equipos de servicios empresariales para garantizar un enfoque y un servicio consistentes.
- Realizar cualquier capacitación específica cuando sea necesario.
- Operar de manera segura y considerada en el lugar de trabajo.

Esta descripción de puesto no es exhaustiva, por lo cual, las responsabilidades podrán variar, aunque estarán relacionadas con la posición.

📌 Legal and Administrative Assistant (Ciudad de México)
🏢 Kennedys
📍 Ciudad de México