Summary of the Position

Resumen del puesto:

T****his position is responsible for providing administrative support to the LaRed CC Director and the LaRed Coordinating Center (LaRed-CC) in Mexico City.

Este puesto es responsable de proporcionar apoyo administrativo al Director de LaRed-CC y al Centro Coordinador de LaRed (LaRed-CC) en la Ciudad de México.

Essential Functions

Responsibilidades principales:

Key duties and responsibilities may include, but are not limited to, the following:

- Communicate and interact effectively with high-level executive, administrative, and program management personnel both internally and externally to gather or convey information and prepare reports for appropriate dissemination as directed by the CC Director.
- Fluently drafts, reviews and edits English-language materials, including program documents, reports, and correspondence.
- Provides English-language editorial support to other LaRed-CC staff.
- Serves as a representative of the LaRed-CC, communicating professionally and effectively with the client and all collaborators.

- Receive and process incoming questions and requests; refer to the appropriate group as needed.

- Maintains documentation of requests and activity logs.

- Coordinates and supports with the scheduling of the LaRed new staff interviews and onboarding trainings.

- Schedules interviews and with interviewing team and sends interview confirmations.

- Organizes, edits, produces and disseminates documents and materials drawn from single or multiple sources, monitoring standards for quality and timeliness.

- Use MS SharePoint, Word and PowerPoint or other programs (such as Visio and Publisher) to type, edit, prepare, and/or assemble reports, presentations, and background information as it relates to meetings, conferences, conference calls, and other LaRed initiatives.
- Drafts and distributes detailed technical call summaries and meeting minutes.
- Tracks meeting agenda and action items to ensure accomplishment.

- Collaborate with LaRed-CC and stakeholders to establish and maintain a filing system for project documents, records, data systems, periodicals, and general correspondence.
- Maintain project files and project-specific contact databases, as needed.
- Establishes and maintains filing system for project documents, records, data systems, periodicals and general correspondence.
- Maintain project files and project-specific contact databases.
- Maintain flow of information by scheduling and monitoring calendar appointments, receiving mail, faxes and incoming calls, making proper referrals, and composing and typing internal/external correspondence.
- Coordinate copying of study-related documents as well as worksheets and arrange delivery to sites.
- Coordinate meetings, seminars, conferences, site visits and trainings, including managing logistical issues such as travel arrangements, conference registration, meeting location reservations, scheduling participants, agenda and material prep.

- Serves as a central point of contact for meeting presenters and facilitators.
- Provides detailed written summaries of committee meetings and coordinates follow-up activities.

- Proactively coordinate ordering of office supplies, assuring that supplies are stocked.
- Support with tracking and procurement of supplies.
- Assists with project website and portal information and materials development and maintenance.
- Perform other administrative and office duties as required or requested by the Director and/or Manager

Las principales tareas y responsabilidades pueden incluir, pero no se limitan a lo siguiente:

- Comunicarse e interactuar de manera eficaz con personal ejecutivo,



administrativo y de gestión de programas de alto nivel, tanto a nivel interno como externo, para recopilar o transmitir información y preparar informes para su difusión adecuada según lo indique el Director del CC.
- Redacta, revisa y edita con fluidez materiales en inglés, incluyendo documentos del programa, informes y correspondencia.
- Proporciona apoyo editorial en inglés al resto del personal de LaRed-CC.
- Actúa como representante de LaRed-CC, comunicándose de manera profesional y eficaz con el cliente y todos los colaboradores.
- Recibir y procesar preguntas y solicitudes entrantes; dirigirlas al grupo correspondiente según sea necesario.
- Mantiene documentación de solicitudes y registros de actividades.

- Coordina y apoya la programación de entrevistas y capacitaciones de orientación para nuevo personal de LaRed.

- Programa entrevistas con el equipo entrevistador y envía confirmaciones de entrevista.

- Organiza, edita, produce y distribuye documentos y materiales provenientes de una o múltiples fuentes, supervisando los estándares de calidad y puntualidad.

- Utilizar MS SharePoint, Word y PowerPoint u otros programas (como Visio y Publisher) para redactar, editar, preparar y/o ensamblar informes, presentaciones e información de antecedentes relacionada con reuniones, conferencias, llamadas en conferencia y otras iniciativas de LaRed.
- Redacta y distribuye resúmenes técnicos detallados de llamadas y minutas de reunión.
- Da seguimiento a las agendas de reuniones y los puntos de acción para asegurar su cumplimiento.

- Colaborar con LaRed-CC y partes interesadas para establecer y mantener un sistema de archivo para documentos de proyecto, registros, sistemas de datos, publicaciones periódicas y correspondencia general.

- Mantener archivos de proyectos y bases de datos de contactos específicos de cada proyecto, según sea necesario.

- Establece y mantiene un sistema de archivo para documentos de proyecto, registros, sistemas de datos, publicaciones periódicas y correspondencia general.

- Mantener archivos de proyectos y bases de datos de contactos específicos de cada proyecto.

- Mantener el flujo de información mediante la programación y supervisión de citas en el calendario, la recepción de correo, faxes y llamadas entrantes, realizando las referencias adecuadas y redactando correspondencia interna/externa.
- Coordinar la copia de documentos relacionados con los estudios, así como hojas de trabajo y organizar su entrega a los sitios.
- Coordinar reuniones, seminarios, conferencias, visitas a sitios y capacitaciones, incluyendo la gestión de aspectos logísticos como arreglos de viaje, registro en conferencias, reservas para espacios de reunión, programación de participantes, preparación de agendas y materiales.

- Actúa como punto central de contacto para presentadores y facilitadores de reuniones.
- Proporciona resúmenes escritos detallados de reuniones de comité y coordina actividades de seguimiento.

- Coordinar proactivamente el pedido de insumos de oficina, asegurando que estén abastecidos.
- Apoyar en el seguimiento y compra de insumos.
- Ayuda con el desarrollo y mantenimiento de información y materiales para el sitio web y los portales de proyecto.




- Realizar otras tareas administrativas y de oficina según lo requiera o solicite el Director y/o Supervisor.

Knowledge, Skills, and Abilities Conocimientos, habilidades y aptitudes

- M****ust be comfortable working in a fast-paced environment.
- Must be able to communicate and interact effectively with high-level executives, administrative and program management personnel both internally and externally.
- Must be able to gather or convey information.
- Must be able to work independently and drive tasks to resolution and completion.
- Debe sentirse cómodo trabajando en un entorno dinámico.
- Debe ser capaz de comunicarse e interactuar de manera eficaz con personal ejecutivo, administrativo y de gestión de programas de alto nivel, tanto a nivel interno como externo.
- Debe ser capaz de recopilar o transmitir información.
- Debe ser capaz de trabajar de forma independiente y llevar las tareas hasta su resolución y finalización.

Position Requirements

Requisitos del puesto

Education: Bachelor’s degree and a minimum of one year related experience or high school completion and a minimum of three years of related experience.

Preferred Job-related Experience: Prior clinical research experience is preferred.

Additional Eligibility Qualifications: High proficiency in specified software applications. Editorial skills are required.

Preferences:Must be bilingual in English and Spanish.

Special Position Requirements: None.

Educación: Licenciatura y un mínimo de un año de experiencia relacionada o finalización de la preparatoria y un mínimo de tres años de experiencia relacionada.

Experiencia laboral preferida: Se prefiere experiencia previa en investigación clínica.

Calificaciones de elegibilidad adicionales: Alta competencia en aplicaciones de software específicas. Se requieren habilidades editoriales.

Preferencias: Debe ser bilingüe en inglés y español.

Requisitos especiales del puesto: Ninguno.

Physical Expectations

Expectativas físicas

- Typical office environment.
- Ability to sit and stand for extended periods of time.
- Ability to lift or move 5-15 lbs. or 2.26 – 6.8kg.
- Ambiente de oficina típico.
- Capacidad para permanecer sentado y de pie durante largos períodos de tiempo.
- Capacidad para levantar o mover 5-15 lbs. o 2.26 - 6.8kg.

Travel Requirements

Requisitos de viaje

Expected travel time is 10 % for this position. A valid passport and driver’s license must be maintained at all times.

El tiempo de viaje previsto para este puesto es del 10 %. Se debe tener en todo momento un pasaporte y una licencia de conducir en valida.

This is not intended to cover or contain a comprehensive listing of activities, duties or responsibilities that are required of the employee. Duties, responsibilities, and activities may change, or new ones may be assigned with or without notice.

Esta descripción de puesto de trabajo no pretende cubrir ni contener una lista completa de las actividades, obligaciones o responsabilidades que se exigen al empleado. Las obligaciones, responsabilidades y actividades pueden cambiar, o pueden asignarse otras nuevas con o sin previo aviso.

The Company provides equal employment opportunities to all employees and applicants for employment without regard to race, color, ancestry, national origin, gender, sexual orientation, marital status, religion, age, disability, gender identity, results of genetic testing, or service in the military.

La compañía ofrece igualdad de oportunidades de empleo a todos los empleados y solicitantes de empleo sin distinción de raza, color, ascendencia, origen nacional, género, orientación sexual, estado civil, religión, edad, discapacidad e identidad de género, resultados de pruebas genéticas o servicio militar.

📌 Administrative Assistant (Mexico) (México)
🏢 TOTAL TRIALS
📍 México