COORDINADOR(A) ADMINISTRATIVO(A) Y DE CONTROL OPERATIVO

Ubicación: Querétaro, Qro.
Modalidad: Presencial
Jornada: Tiempo completo

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

En Desarrollo Humano y Salud (DH&S;), empresa especializada en salud ocupacional y servicios médicos empresariales, buscamos un perfil principalmente administrativo, organizado y orientado al seguimiento, que coordine nuestros procesos de facturación, conciliación, documentación, portales de clientes, agenda de pacientes y control de proveedores.

La persona seleccionada también será responsable de verificar que las diferentes áreas y el personal médico asignado a nuestros clientes cumplan con los procesos, formatos y controles establecidos por la empresa, así como de recopilar la información necesaria para elaborar indicadores y reportes mensuales.

Esta posición utiliza la calidad como una herramienta de control y mejora de los procesos; sin embargo, no está enfocada en auditorías, certificaciones ni implementación técnica de sistemas de gestión.

OBJETIVO DEL PUESTO

Coordinar y ejecutar los procesos administrativos de DH&S;, asegurando la correcta facturación y conciliación de los servicios, el control documental, la gestión de portales de clientes y proveedores, así como el seguimiento administrativo de pacientes, médicos y servicios empresariales.

Asimismo, deberá supervisar que los procesos establecidos se lleven a cabo correctamente y concentrar la información necesaria para la elaboración de indicadores de desempeño y reportes mensuales.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

Facturación y conciliación de servicios:

- Elaborar y dar seguimiento a la facturación de los servicios prestados.

- Verificar que los servicios facturados correspondan con las cotizaciones, órdenes de compra y atenciones realizadas.

- Realizar conciliaciones mensuales con clientes.

- Integrar soportes de facturación, como listas de pacientes, reportes, órdenes de compra, evidencias y entregables.

- Dar seguimiento a facturas rechazadas, refacturaciones, complementos y documentación pendiente.

- Mantener actualizado el control de facturas emitidas, pagadas y pendientes.

- Preparar información para cobranza y dar seguimiento administrativo a las cuentas por cobrar.

- Coordinarse con Dirección y Contabilidad para los cierres mensuales.

Portales de clientes y alta de proveedores:

- Gestionar el alta y actualización de DH&S; como proveedor.

- Cargar facturas, órdenes de compra, entregables y documentación en los portales de los clientes.

- Revisar fechas de recepción, vencimientos y requisitos particulares de cada cliente.

- Mantener actualizados los documentos fiscales, bancarios, corporativos y comerciales.

- Dar seguimiento a rechazos o incidencias en los portales.

- Administrar y mantener actualizados los expedientes digitales de cada cliente.

Agenda de pacientes de nuevo ingreso:

- Recibir las solicitudes de atención enviadas por los clientes.





- Programar y confirmar citas de pacientes.

- Verificar los estudios solicitados, horarios, requisitos de ayuno y datos necesarios para la atención.

- Coordinar la atención con médicos, laboratorio, gabinete y demás áreas involucradas.

- Confirmar que los pacientes hayan sido atendidos y que sus estudios se encuentren completos.

- Llevar el control de pacientes atendidos, cancelados, reprogramados y pendientes.

- Conciliar las atenciones realizadas para su correcta facturación.

- Dar seguimiento administrativo a la entrega de resultados.

Control de médicos y proveedores:

- Registrar los servicios realizados por médicos, especialistas y proveedores externos.

- Conciliar citas, consultas, estudios y servicios efectivamente prestados.

- Validar los montos correspondientes antes de solicitar los pagos.

- Integrar los soportes necesarios para cada pago.

- Llevar el control de honorarios pendientes, autorizados y pagados.

- Detectar y aclarar diferencias entre servicios programados, realizados, facturados y pagados.

Supervisión de servicios médicos en empresas:

- Realizar visitas programadas a clientes donde DH&S; administre personal médico o de enfermería.

- Verificar que el personal asignado cumpla con los procesos, formatos y controles establecidos.

- Revisar que los registros de consultas, seguimientos, accidentes, incapacidades, población vulnerable y demás actividades estén actualizados.

- Confirmar el cumplimiento de horarios, actividades, reportes y entregables.

- Detectar faltantes de información o desviaciones administrativas.

- Dar seguimiento a las correcciones acordadas con el personal.

- Mantener comunicación con los responsables del servicio y los contactos designados por el cliente.

- Elaborar minutas y evidencias de las visitas realizadas.

Control de procesos y documentación:

- Asegurar que cada área utilice los formatos, plantillas y listas de verificación autorizados.

- Verificar que la documentación se encuentre completa, actualizada y correctamente archivada.

- Dar seguimiento a responsables, compromisos y fechas de cumplimiento.

- Mantener controles administrativos por servicio, cliente y proyecto.

- Detectar incumplimientos, errores recurrentes o información faltante.

- Documentar incidencias y dar seguimiento hasta su cierre.

- Apoyar en la actualización de procedimientos administrativos cuando se identifiquen oportunidades de mejora.

- Asegurar que los procesos establecidos por la empresa se ejecuten correctamente en cada área.

Indicadores y reportes mensuales:





- Solicitar y concentrar mensualmente la información de las diferentes áreas y servicios.

- Validar que la información esté completa y sea congruente.

- Actualizar bases de datos y controles internos.

- Recopilar indicadores de atenciones, seguimientos, incapacidades, accidentes, población vulnerable, cumplimiento y desempeño de los servicios.

- Preparar la información base para los reportes mensuales.

- Dar seguimiento a la información faltante con cada responsable.

- Apoyar a Dirección en la elaboración de presentaciones y reportes ejecutivos.

REQUISITOS

Formación académica:

- Licenciatura concluida en Administración de Empresas, Gestión Empresarial, Administración Financiera, Negocios o carrera afín.

- Se priorizarán perfiles con formación y experiencia principalmente administrativa.

Experiencia:

- Mínimo dos años de experiencia en funciones administrativas y de control.

- Experiencia en facturación y conciliación de servicios.

- Manejo de órdenes de compra y portales de clientes.

- Integración y control de expedientes.

- Seguimiento a proveedores, cuentas por cobrar y pagos.

- Elaboración o recopilación de indicadores y reportes.

- Deseable experiencia en empresas de servicios, clínicas, laboratorios, consultorios, salud ocupacional o administración de personal.

- Deseable experiencia realizando visitas de seguimiento a clientes.

CONOCIMIENTOS NECESARIOS

- Facturación electrónica.

- Conciliación de servicios.

- Órdenes de compra.

- Cuentas por cobrar y control de pagos.

- Portales de proveedores.

- Excel intermedio.

- Control documental.

- Elaboración de reportes.

- Seguimiento de procesos.

- Organización y control de agendas.

- Manejo de información confidencial.

- Conocimiento básico de sistemas de gestión de calidad, deseable, pero no indispensable.

COMPETENCIAS

- Excelente organización y capacidad de seguimiento.

- Atención al detalle.

- Facilidad para trabajar con fechas límite.

- Capacidad para solicitar y dar seguimiento a información pendiente.

- Comunicación cualificado con clientes, médicos, proveedores y colaboradores.

- Criterio para detectar diferencias e inconsistencias.

- Capacidad para administrar simultáneamente diferentes clientes y servicios.

- Responsabilidad y confidencialidad.

- Iniciativa para resolver incidencias administrativas.

- Capacidad para trabajar con procesos y controles establecidos.

- Disponibilidad para realizar visitas a clientes.

IMPORTANTE

Esta vacante no está enfocada en auditorías, certificaciones, implementación técnica de normas ISO ni ingeniería de calidad.

Buscamos un perfil principalmente administrativo, con experiencia en facturación, conciliaciones, portales, documentación, proveedores e indicadores, que además tenga la capacidad de verificar que los procesos internos y operativos se cumplan correctamente.

📌 COORDINADOR(A) ADMINISTRATIVO(A) Y DE CONTROL OPERATIVO
🏢 Desarrollo Humano Y Salud
📍 Pueblo Nuevo