Buscamos una Asistente Administrativo organizadoa, proactivoa y con alta atención al detalle, que apoye en procesos clave de compras, facturación, control administrativo y gestión operativa de la empresa.
Principales responsabilidades
Compras
Solicitud y gestión de cotizaciones con proveedores
Elaboración y envío de órdenes de compra OC en Intelisis y plataformas de proveedores
Seguimiento a órdenes de compra, entregas e incidencias
Control y actualización de archivos de seguimiento
Coordinación constante con áreas internas Ingeniería, Proyectos, Logística y Almacén
Facturación a clientes
Elaboración de anticipos, facturas y complementos de pago en Intelisis
Envío de documentación a clientes y áreas internas
Carga de facturas en plataformas de clientes
Aplicación y seguimiento de pagos
Elaboración de reportes semanales de ingresos
Coordinación con el área de ventas y gerencia de proyectos
Cuentas bancarias
Verificación de depósitos e ingresos
Descarga y control de estados de cuenta
Elaboración de reportes semanales de ingresos, saldos y movimientos
Comunicación con Dirección y Gerencia de Proyectos
Administración
Alta de clientes y proveedores en sistema
Gestión documental plataformas como FACEL
Apoyo administrativo al área de ventas
Manejo y control de caja chica
Solicitud y comprobación de gastos
Gestión de personal
Elaboración de contratos
Altas y bajas de personal
Reporte de incidencias para nómina
Control de asistencia entradas salidas
Administración de permisos y vacaciones
Operación interna
Control de insumos de oficina y operación papelería, limpieza, cafetería, etc.
Asegurar el correcto funcionamiento administrativo del día a día
Comunicación constante con todas las áreas de la empresa
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