Brindar apoyo estratégico, administrativo y operativo a la Dirección y Subdirección, asegurando una adecuada coordinación de actividades, seguimiento de proyectos y flujo de comunicación entre las diferentes áreas de la empresa.
Responsable de optimizar el tiempo, la información y la toma de decisiones de la Dirección, facilitando la ejecución de objetivos, metas operativas e iniciativas estratégicas mediante una gestión productivo de agendas, reportes, seguimiento y coordinación interdisciplinaria.
UBICACIÓN DEL PUESTO
Puesto al que reporta: Dirección General / Subdirección
Relación jerárquica: Dirección General Subdirección Asistente Ejecutiva de Dirección
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
- Administración y control de agenda de Dirección y Subdirección.
- Seguimiento operativo y administrativo de proyectos estratégicos.
- Coordinación de reuniones, minutas y acuerdos.
- Apoyo en la comunicación entre Dirección y departamentos.
- Seguimiento de proveedores, clientes y stakeholders.
- Elaboración y control de reportes ejecutivos.
- Priorización de información y manejo de comunicaciones.
ACTIVIDADES DEL PUESTO
Actividades Diarias
- Administrar la agenda de Dirección y Subdirección.
- Coordinar reuniones internas y externas.
- Dar seguimiento a minutas y acuerdos establecidos.
- Gestionar y priorizar comunicaciones, solicitudes e incidencias.
- Apoyar en los flujos de trabajo de Subdirección.
- Facilitar la comunicación entre Dirección y las diferentes áreas.
- Dar seguimiento a proveedores, clientes y stakeholders.
- Elaborar reportes ejecutivos en tiempo y forma.
- Apoyar en la resolución de situaciones operativas diarias.
- Mantener organizada y actualizada la información estratégica.
Actividades Periódicas
Semanales / Mensuales
- Coordinar y dar seguimiento a proyectos asignados por Dirección.
- Supervisar el cumplimiento de tareas y acuerdos entre áreas.
- Dar seguimiento a iniciativas estratégicas lideradas por Dirección.
- Coordinar actividades interdisciplinarias que involucren diferentes departamentos.
- Elaborar reportes calendarizados para Dirección.
- Mantener comunicación continua con áreas como:
- Mantenimiento
- Diseño
- Redes Sociales
- Marketing
Actividades Eventuales
- Participar en proyectos especiales de Dirección.
- Coordinar eventos, reuniones estratégicas o presentaciones ejecutivas.
- Apoyar en la implementación de nuevos procesos administrativos.
- Gestionar información confidencial y documentación estratégica.
- Organización y planeación
- Atención al detalle
- Comunicación efectiva
- Adaptabilidad
- Servicio al cliente interno y externo
Competencias del Puesto
- Inteligencia emocional
- Resolución de problemas
- Proactividad
- Gestión del tiempo
- Capacidad multitarea
- Seguimiento y control
- Trabajo bajo presión
CONOCIMIENTOS TÉCNICOS
- Administración y control de agenda ejecutiva.
- Elaboración de reportes y presentaciones ejecutivas.
- Coordinación y seguimiento de proyectos.
- Manejo de información confidencial.
- Comunicación organizacional.
- Organización de reuniones y seguimiento de acuerdos.
SISTEMAS QUE MANEJA
- Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
- Google Workspace.
- Herramientas de videoconferencia.
- Sistemas administrativos y de gestión.
- WhatsApp Business.
PERFIL DEL OCUPANTE
Escolaridad: Licenciatura en Administración, Comunicación, Relaciones Públicas o carrera afín.
Experiencia: Mínimo 3 años en posiciones similares.
Idiomas: Inglés básico/intermedio deseable.
Disponibilidad: Alta disponibilidad de horario.
Horario laboral:
- Lunes a viernes: 9:00 a 18:00 hrs
- Sábados: 9:00 a 14:00 hrs
INDICADORES CLAVE (KPIs)
- Cumplimiento de agendas y tiempos.
- Seguimiento efectivo de acuerdos y proyectos.
- Entrega oportuna de reportes.
- Nivel de organización administrativa.
- Tiempo de respuesta a requerimientos.
- Eficiencia en coordinación entre áreas.
📌 Asistente Personal (Guadalajara)
🏢 Axon Impact
📍 Guadalajara
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