**Descripción**Asegurar el buen funcionamiento de la oficina, realizando labores administrativas y actividades generales como el auxilio documental y la gestión de materiales, para la ejecución efectiva de actividades de la institución.
**Funciones**1.
Colaboración en la Gestión Financiera y PresupuestariaElaboración de presupuestos: Colaborar con el equipo de desarrollo institucional para la preparación y ajuste de presupuestos de proyectos, incluyendo aquellos relacionados con la procuración de fondos.Cotizaciones de proyectos: Realizar cotizaciones de proveedores y servicios necesarios para el cumplimiento de los proyectos, asegurando la calidad y eficiencia en los costos.Control de gastos y medios de verificación: Implementar y mantener un sistema de control de gastos junto con el equipo de proyectos, estableciendo medios de verificación claros y garantizando la trazabilidad de los recursos.2.
Documentación y SistematizaciónInstitucionalización del área: Desarrollar manuales, políticas y procedimientos que institucionalicen las operaciones administrativas, para asegurar la consistencia y eficiencia en el área de administración.Sistematización de información: Consolidar, organizar y sistematizar los gastos de cada proyecto, con reportes claros que incluyan el seguimiento mensual de ingresos y egresos, para la dirección, coordinaciones y consejo directivo.Generación de informes: Elaborar informes financieros mensuales detallados para cada proyecto y para la cuenta general de CIAS e IIB, facilitando la transparencia en el uso de los recursos.3.
Gestión de Proyectos y LogísticaPlanificación clara y anticipada: Coordinar y planificar con suficiente anticipación los recursos logísticos para proyectos,



asegurando que se cumplan los acuerdos con las áreas y evitando cualquier tipo de molestia o retraso.Establecer criterios claros y límites para la gestión de cada actividad.Equipamiento y logística de eventos: Coordinar la logística de eventos, asegurando que se cuente con el mobiliario, equipos y suministros necesarios (sillas, mesas, proyectores, Coffe break, etc.).
Esto incluye también la venta y logística de libros.Mantenimiento y recursos: Supervisar el estado de los equipos (copiadora, computadoras, teléfonos) y gestionar solicitudes de mantenimiento o compras de equipos cuando sea necesario, incluyendo la limpieza de las instalaciones.4.
Apoyo General y Coordinación InternaApoyo en la gestión logística: Coordinar los viáticos, eventos y actividades del equipo, colaborando estrechamente con todas las áreas involucradas y garantizando una adecuada planificación.Atención a comunicaciones internas y externas: Apoyar en la atención de llamadas telefónicas, envío de correos, mensajería y cualquier otra actividad general dentro de la oficina, con una actitud colaborativa.Comunicación constante con coordinaciones: Mantener una línea de comunicación abierta y fluida con las coordinaciones, para garantizar la actualización y precisión de las bases administrativas y contables conforme se realicen las actividades.5.
Manejo de Plataformas y Seguimiento de ProyectosPlataformas de gestión:



Manejar y actualizar las plataformas de servicios administrativos, asegurando que toda la información financiera y administrativa esté disponible y organizada para la toma de decisiones.Seguimiento de proyectos: Monitorear el avance de los proyectos y sus ingresos, nutriendo las plataformas con datos actualizados y claros sobre los ingresos generados por CIAS, contribuyendo así a la sistematización y transparencia en el flujo de recursos.6.
Venta y Control de InventariosControl de inventarios y seguimiento de pagos: Asegurar el control de inventarios de productos como libros, así como gestionar el seguimiento de pagos a proveedores y servicios contratados.
**Experiências y conocimientos**- Trabajos administrativos previos.
- Administración general.
- Organizaciones de la Sociedad Civil- Contabilidad media- Finanzas básicas- Manejo de office y bases de datos- Manejo de google docs- Actualización de herramientas digitales**Habilidades**Espíritu de servicio, iniciativa, empatía, honestidad, orden, confiabilidad, trabajo en equipo, responsabilidad, proactividad, facilidad de comunicación y previsión.Trabaja con: Coordinación de Administración y Dirección General.Se comunica con: Coordinación de Incidencia, Coordinación de Educación y Equipo de Desarrollo Institucional: Coordinación de Cuidado Comunitario, Área de Procuración de fondos, Área de Monitoreo & Evaluación.
**Profesiones afines**Preferentemente Contabilidad y Administración, Finanzas, Negocios o afines.
**Condiciones del cargo**- Prestaciones superiores a las de la ley: aguinaldo, prima vacacional y vales de despensa.
- Horario: Lunes a viernes, de 9am a 6pm; sábados, 9am a 1pm.
**Perfil/Requisitos****Requisitos**Contar con título

📌 Administrador/A Operativo/A - Cdmx (Xico)
🏢 Centro de Investigación y Acción Social
📍 Xico