Coordinador(a) Administrativo(a) Resumen del Puesto Buscamos una persona proactiva y organizada para integrarse a nuestro equipo como Coordinador(a) Administrativo(a).
En este rol, serás responsable de asegurar la continuidad operativa mediante la gestión optimizado de los recursos administrativos, el control riguroso del flujo de facturación, el seguimiento a la cobranza y la estandarización de los procesos de soporte interno.
Formarás parte de una empresa enfocada en proyectos sustentables, donde tu labor será clave para mantener el orden financiero y documental.
Funciones Principales • Emitir, timbrar y enviar aproximadamente 60 facturas mensuales a clientes, garantizando el cumplimiento de los requisitos fiscales vigentes (CFDI 4.0, complementos de pago, cancelaciones, entre otros).
• Conciliar estados de cuenta bancarios, asociar pagos recibidos con facturas correspondientes y dar seguimiento puntual a cuentas por cobrar.
• Validar ante el SAT las facturas de proveedores y programar sus pagos con las autorizaciones internas correspondientes.
• Controlar el presupuesto por proyecto y apoyar en su monitoreo constante.
• Coordinar servicios generales con proveedores, como mantenimiento, mensajería, insumos de oficina y licencias.
• Mantener expedientes digitales y físicos ordenados de documentación legal, fiscal y operativa.
• Preparar mensualmente el paquete de información financiera (facturas emitidas, recibidas y estados de cuenta) para el despacho contable externo.
Requisitos • Licenciatura en Administración, Contabilidad, Ingeniería Industrial o carrera afín (pasante o titulado).
• Experiencia de 2 a 3 años en roles administrativo-contables o de coordinación operativa.
• Conocimiento sólido de portales de facturación y ERPs como SAT, Aspel, CONTPAQi, Zoho o similares.
• Manejo de Excel intermedio, incluyendo tablas dinámicas, fórmulas de búsqueda y conciliación.
• Comprensión básica de reglas fiscales como IVA, retenciones y complementos de pago.
Habilidades Deseadas • Atención al detalle con margen de error mínimo en la emisión de facturas.
• Capacidad para priorizar tareas multitarea sin perder el control.
• Comunicación asertiva con trato firme pero amable hacia clientes y proveedores.
• Organización y compromiso con la calidad en la gestión documental.
• Orientación a resultados y mejora continua en procesos administrativos.