Descripción de la empresa Hello Management es una empresa dedicada a la gestión de propiedades, centrada en ofrecer entornos seguros, limpios y eficientes para vivir o trabajar.

Nuestro equipo está especializado en facilitar la gestión diaria de comunidades residenciales y espacios de trabajo. Buscamos que las personas disfruten de formar parte de una comunidad, promoviendo la convivencia y el bienestar. Nos enfocamos en un trato cercano, en procesos organizados y en servicios de calidad que hagan la vida más sencilla a quienes confían en nosotros.

Descripción del puesto

Como Coordinador de Operaciones y Procesos en Hello Management, te encargarás de coordinar las actividades diarias de la gestión de propiedades, asegurando que los servicios se presten de forma eficiente y ordenada. Supervisarás procesos operativos, como limpieza, mantenimiento, seguridad y atención a residentes, garantizando el cumplimiento de los estándares de calidad de la empresa. Gestionarás la comunicación entre el equipo interno, proveedores y personas residentes, así como el seguimiento de incidencias y solicitudes.

También colaborarás en tareas administrativas relacionadas con informes, control de gastos y actualización de documentación. Es un puesto de jornada completa, presencial y ubicado en puntos estratégicos de San Pedro Garza García, NLE.

PERFIL REQUERIDO

Formación Académica

Licenciatura en Ingeniería Industrial, Administración, Arquitectura, Gestión Inmobiliaria o afín.

Experiencia

- +3 años en administración de inmuebles, coordinación operativa, mejora de procesos o consultoría operativa.
- Experiencia supervisando múltiples ubicaciones o proyectos simultáneamente.
- Experiencia liderando equipos indirectos (seguridad, limpieza, mantenimiento, administradores).
- Experiencia documentando procesos: manuales, procedimientos, formatos, diagramas de flujo.

Conocimientos Técnicos
- Manejo de herramientas de gestión del conocimiento y documentación (Notion o similar).
- Dominio de hojas de cálculo y elaboración de reportes y presentaciones ejecutivas.
- Interés genuino y capacidad demostrable de uso de inteligencia artificial (Claude, Chat GPT u otras) aplicada al trabajo.

Deseable: experiencia con automatizaciones o herramientas no-code (Make, Zapier, Airtable, etc.).





Disponibilidad

- Alta movilidad para visitas frecuentes a distintas torres.
- Disponibilidad para atender incidencias urgentes fuera de horario cuando sea necesario.
- Auto disponible.

PERFIL IDEAL
- Proactivo(a), con iniciativa propia y mentalidad de ejecución orientada a resultados.
- Altamente organizado(a) y con gran atención al detalle.
- Fuertes habilidades de comunicación verbal y escrita (redacta claro y estructurado).
- Capacidad para corregir y reportar desviaciones con firmeza y liderazgo.
- Habilidad para intervenir y resolver conflictos en sitio y bajo presión.
- Pensamiento crítico y enfoque de mejora continua: observa un proceso y detecta qué sobra y qué falta.
- Capaz de manejar múltiples prioridades y fechas límite simultáneamente.
- Enfocado(a) en el trabajo en equipo y motivado(a) por la colaboración.

RESPONSABILIDADES ESTRATÉGICAS

Supervisión operativa de administradores

- Ser el primer punto de escalamiento operativo para los administradores de los distintos inmuebles.
- Realizar auditorías físicas periódicas y evaluar el desempeño del personal operativo en sitio.
- Detectar desviaciones de proceso y corregirlas de inmediato.
- Asegurar cumplimiento de imagen, orden y estándares de servicio.
- Dar seguimiento a los Monthly Check-ins con administradores, verificando cumplimiento de procesos y documentación de evidencias.
- Supervisar el registro del mantenimiento mensual de los desarrollos, validando que exista evidencia y que la información esté actualizada en plataforma.

Diseño, documentación y estandarización de procesos
- Documentar, actualizar y mejorar procesos internos mediante procedimientos, formatos, manuales y diagramas de flujo.
- Revisar procesos administrativos y operativos para identificar oportunidades de mejora e implementar soluciones.




- Ejecutar en campo los nuevos procedimientos definidos por Dirección y validar que funcionen en la operación real.
- Garantizar la actualización diaria de bitácoras, checklists y registros.
- Supervisar el cumplimiento de KPIs individuales por torre.

Innovación, automatización e inteligencia artificial
- Liderar el refinamiento y documentación de procesos internos utilizando inteligencia artificial como herramienta de apoyo.
- Colaborar de forma continua en el desarrollo y mejora del sistema interno basado en inteligencia artificial: definición de procesos, estructura, funcionalidades y automatizaciones.
- Implementar herramientas digitales y automatizaciones que mejoren la productividad del equipo.
- Evaluar e incorporar nuevas herramientas tecnológicas que aporten valor a la operación.

Control operativo y eficiencia
- Mantener documentación precisa de compras, información de proveedores y registros de pagos.
- Identificar gastos innecesarios o mermas.
- Validar la calidad de proveedores locales y comparar proveedores entre torres.
- Proponer mejoras operativas con impacto directo en rentabilidad.

Gestión de crisis local
- Atender conflictos presenciales con residentes o proveedores.
- Coordinar la respuesta inmediata ante fallas críticas.
- Escalar a Dirección únicamente cuando sea necesario.
- Documentar incidencias relevantes y planes correctivos.
- Relación con comités y clientes
- Apoyar a los administradores en la preparación de reportes para comités.
- Participar en asambleas, juntas de comité y reuniones con desarrolladores, vecinos y clientes como soporte operativo.
- Dar seguimiento a acuerdos con impacto en la operación y asegurar que avancen conforme a lo planeado.
- Asegurar la correcta comunicación entre administración y comité.

Capacitación y gestión del conocimiento
- Capacitar a administradores en procesos, herramientas digitales y sistemas.
- Desarrollar programas y materiales de capacitación para estandarizar reportes mensuales, branding, inventarios y otros procedimientos.
- Administrar y mantener actualizada la documentación y recursos internos, asegurando que estén organizados y disponibles para todo el equipo.

Si te interesa formar parte de nuestro equipo y contribuir al bienestar y mantenimiento de nuestras comunidades, ¡nos encantaría conocerte!

📌 Coordinador de Operaciones y Procesos (San Pedro Garza García)
🏢 Hello Management
📍 San Pedro Garza García