Solicita Auxiliar Administrativo para brindar apoyo en actividades administrativas, recibir, capturar y gestionar las primeras interacciones de potenciales clientes y la información relevante para el desarrollo de las actividades de la empresa.
Buscamos una persona organizada, proactiva y con atención al detalle, que contribuya al control eficiente de inventarios, documentación y procesos de adquisición de materiales.
Funciones principales
- Administrar la documentación interna y externa del proyecto.
- Gestionar y dar seguimiento a los trámites administrativos requeridos por los clientes, asegurando el cumplimiento de los requisitos, tiempos de respuesta y la correcta integración de la documentación.
- Elaboración de facturas.
- Administrar y actualizar la información entrante y saliente.
- Coordinar la recepción, distribución y resguardo productivo de las tareas administrativas.
- Comprensión general de los tipos de servicios o terminología común que facilite la comunicación con los clientes y el personal.
- Mantener la documentación organizada y accesible (física y digital).
- Cotejar documentación digital vs física para identificar inconsistencias y solicitar o generar correcciones o en su defecto canalizarlo al área correspondiente.
- Resguardar expedientes y custodiar documentos de importancia.
- Recibir, gestionar y registrar llamadas y mensajería de WhatsApp y correo electrónico a través del sistema de atención virtual “ALEXA”, en bitácora diaria.
- Acordar y dar seguimiento de horarios y confirmación de citas en Calendario de Google, notificando a las áreas correspondientes.
- Gestionar traslados y viáticos del personal del área y apoyar con las comprobaciones de gastos.
- Apoyar en las actividades de mejora de la atención del servicio.
- Actuar como punto de contacto entre los diferentes departamentos, facilitando la comunicación y resolución de problemas apegado a los procesos internos y comunicar oportunamente a la gerencia cuando existan eventos no previstos.
- Verificar el cumplimiento de los procedimientos administrativos internos.
- Detectar y comunicar variaciones en parámetros establecidos (fechas de entrega de documentación, pagos de servicios y trabajos realizados) para detonar acciones, decisiones en la operación y actualizar la información en bitácora correspondiente.
- Preparar reportes semanales y mensuales sobre los avances de los proyectos e informar de situaciones que requieran atención inmediata por parte de la dirección.
- Generar avances del proceso de siniestralidad por etapa de atención por delegación, unidad.
Requisitos
- Escolaridad: Bachillerato concluido, carrera técnica o licenciatura trunca en Administración o afín.
- Experiencia mínima de 6 meses a 1 año en puesto similar
- Manejo de Excel básico/intermedio SE REALIZA PRUEBA
- Facilidad para organizar documentos y seguimiento de procesos.
- Manejo de vehículos estándar, licencia A.
- Responsable y puntual.
Habilidades
- Organización
- Atención al detalle
- Seguimiento administrativo
- Comunicación efectiva
- Trabajo en equipo
- Proactividad
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