**Descripción**:
Contribuir al optimizado flujo de departamento administrativo y del funcionamiento óptimo de la oficina, así como dar servicio al personal, clientes y visitas de la empresa. Además de proporcionar ayuda para la organización de la logística de las reuniones generales y eventos en general de la compañía.
**Estado de trabajo**:
- Temporal (Cubrir incapacidad por maternidad)
- Tiempo completo
- Salario
- Reporta a : Facilities and events Manager
- Ubicación: Mexicali, Baja California
**Actividades del puesto**:
- Recibir y atender llamadas telefónicas del conmutador.
- Recibir y atender visitas en oficina.
- Mantener en orden y limpieza el área de trabajo y del edificio.
- Recibir mensajería y paquetería.
- Elaborar guías de envío cuando sea necesario y ayudar a que se realicen los envíos en tiempo.
- Control de los vehículos utilitarios en sitio.
- Realizar reservaciones de hotel para las 6 empresas de Grupo Gowan.
- Tener actualizados los convenios con hoteles en México y dar seguimiento a solicitudes de los usuarios.
- Reservación de vuelos para las 6 empresas de Grupo Gowan.
- Recabar documentación para alta de proveedores para pagos por transferencia.
- Gestionar la renta de vehículos para personal de las 6 empresas cuando se requiera.
- Levantar pedido de papelería, cotizar, solicitar autorización, comprar, recibir pedido y entregar a los usuarios y/o acomodar en stock y mantener en orden.
- Levantar pedido de artículos para limpieza, cotizar, solicitar autorización, comprar, recibir pedido y entregar al personal de limpieza para su almacenamiento.
- Levantar pedido artículos para cafetería, solicitar autorización, comprar,



recibir pedido y acomodar en stock y mantener en orden.
- Atender requerimientos de coffee breaks para las reuniones de las 6 empresas.
- Gestionar el abastecimiento de agua potable (ambos edificios).
- Recibir y controlar facturas de proveedores, programar para su pago a la empresa correspondiente.
- Llevar control de caja chica diariamente, solicitar facturas y/o recibos para solicitar reembolso en cheque.
- Elaboración de formato en Excel sobre las facturas de las compras que se realizan con las tarjetas corporativas american express, concentrar archivos PDF y XML de las mismas y llevar control con el estado de cuenta de cada empresa.
- Conciliar los gastos realizados al cierre de mes con los estados de cuenta.
- Facturación Non
- Stock: vehículos, equipo de cómputo y celulares que las empresas venden a sus empleados y/o externos.
- Soporte a la coordinación de eventos: reuniones generales por empresa, reconocimientos, retiros, visitas, etc.
**Escolaridad**:
- Bachillerato, carrera técnica o licenciatura administrativa o afín.
**Experiência / Conocimientos / Habilidades**:
- 70% inglés
- 1-3 años de experiência en puestos similares
- Trabajo en equipo
- Habilidades de captura de información
- Uso de conmutador
- Manejo de Microsoft Office
- Manejo de Internet, Outlook
- Discreción
- Confidencialidad
- Excelente actitud de servicio
- Habilidades de comunicación
- Escucha activa
- Empatía
- Iniciativa
- Organizado
- Ética profesional
- Habilidades para resolver problemas, manejo de conflictos
**Expectativas del puesto / Condiciones de trabajo**:
- Disponibilidad y flexibilidad de horario.
- Necesidad de Viajar: Ocasionalmente.

📌 Asistente Administrativo - Recepción (Mexicali)
🏢 The Gowan
📍 Mexicali