1. Clasificación, Catalogación y Codificación de la Información
Diseño del sistema de archivo Implementar y mantener actualizado el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental de la empresa.
Codificación de expedientes Asignar códigos, etiquetas y nomenclaturas uniformes a los documentos y expedientes físicos y digitales para garantizar su estricto orden alfabético, numérico, cronológico o temático.
Indexación de datos Registrar los metadatos y descriptores clave de cada documento en el sistema de gestión interna para facilitar búsquedas rápidas y precisas. 2. Gestión de Archivo Digital y Automatización
Digitalización de documentos Operar equipos de escaneo de alta velocidad para convertir archivos físicos en formatos digitales PDF, TIFF, etc., asegurando la legibilidad y calidad del archivo final.
Administración de repositorios Cargar, organizar y respaldar la documentación en servidores internos, nubes corporativas o sistemas de gestión documental DMS.
Control de versiones Asegurar que los documentos digitales vigentes estén claramente identificados, evitando duplicidades o confusiones con versiones obsoletas. 3. Préstamo, Consulta y Servicio al Usuario
Control de préstamos Gestionar las solicitudes de consulta de expedientes por parte de las diferentes áreas de la empresa, registrando las salidas y retornos mediante vales de archivo.




Búsqueda y recuperación Localizar y proveer de manera oportuna la información o expedientes específicos solicitados por las jefaturas, auditorías o requerimientos legales.
Atención y orientación Apoyar a los usuarios internos sobre el uso correcto de las plataformas digitales de archivo y los lineamientos para la entrega de nueva documentación. 4. Conservación, Depuración y Cumplimiento Legal
Mantenimiento físico Supervisar las condiciones ambientales del archivo muerto o de concentración temperatura, humedad, limpieza, control de plagas para evitar el deterioro del papel.
Depuración y bajas documentales Coordinar los procesos de purga y destrucción segura de documentos que hayan cumplido su ciclo de vida útil o su vigencia legal, elaborando las actas de baja correspondientes.
Confidencialidad y seguridad Restringir el acceso a expedientes sensibles como datos personales, contratos, nóminas o información legal de acuerdo con los niveles de autorización y la Ley Federal de Protección de Datos Personales.
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