Responsabilidades

- Toma notas durante las reuniones y prepara minutas claras, completas y que permitan tomar medidas.
- Dar seguimiento a los acuerdos, tareas y compromisos derivados de las reuniones.
- Preparar presentaciones, informes y documentos solicitados por la Dirección.
- Crear, actualizar y mantener formatos, plantillas y documentos administrativos.
- Solicitar información, coordinar actividades y garantizar el flujo adecuado de comunicación.
- Organizar y mantener el control documental de los archivos internos, los documentos para auditorías y los documentos para clientes.
- Apoyo en la preparación de información para auditorías internas y externas.
- Coordinar reuniones internas y externas, incluyendo la logística básica.
- Mantiene organizada la bandeja de documentos del Gerente General / Gerente Administrativo, los elementos pendientes y las solicitudes.
- Preparar resúmenes semanales de las actividades, las tareas pendientes y las prioridades.
- Maneje la información confidencial con absoluta discreción.
- Asegúrese de que la documentación proporcionada a los clientes o auditores cumpla con los estándares requeridos.
- Prepare la información antes de las reuniones (agenda, documentos, antecedentes).
- Mantener un registro histórico de los acuerdos, decisiones y documentos relevantes.
- Manejar la información confidencial de la administración, clientes y proveedores con estricta confidencialidad.
- Gestionar versiones controladas de documentos confidenciales (contratos, informes ejecutivos, documentos de auditoría).




- Filtrar y organizar la información antes de presentarla a Gerente General / Gerente Administrativo para facilitar la toma de decisiones.

Requisitos y Calificaciones

- Título técnico o licenciatura en administración, negocios, o campo relacionado (deseable).
- 1-2 años de experiencia en funciones administrativas o de apoyo ejecutivo.
- Experiencia en la preparación de formularios, informes y presentaciones.
- Experiencia en la toma de notas y el seguimiento de acuerdos.
- Gestionar agendas, coordinar reuniones y controlar documentos.
- Experiencia trabajando con múltiples departamentos o equipos.
- Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Conocimientos en la creación de plantillas, formatos e informes.
- Conocimientos básicos de herramientas de gestión de tareas y calendarios.
- Redacción clara y profesional en español.
- Inglés básico (deseable).
- Conocimientos básicos sobre el manejo seguro de la información y las buenas prácticas de confidencialidad.
- Formación en control de documentos (deseable).
- Formación en técnicas organizativas y de productividad (deseable).
- Conocimientos básicos de flujos de trabajo de aprobación y control de versiones de documentos.

Aptitud y Actitud

- Puntual, organizado y meticuloso.
- Comunicación clara, respetuosa y profesional.
- Capacidad para trabajar con calma bajo presión.
- Disciplina y manejo responsable de información sensible.
- Proactividad y disposición para aprender.
- Alto sentido de la responsabilidad y ética cualificado para manejar información sensible.

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📌 Asistente Administrativo (Tijuana)
🏢 Goto de Baja California, S.A. de
📍 Tijuana