Objetivo General del Puesto
Brindar soporte administrativo, operativo y de control financiero a la empresa, asegurando el correcto manejo de documentación, facturación, cartas porte, reportes administrativos, control de gastos, cuentas por pagar y apoyo en procesos de nómina, manteniendo orden, seguimiento y comunicación efectiva con operadores, clientes y proveedores.
La posición requiere una persona organizada, analítica y con excelente manejo de Excel para la elaboración de controles, reportes y seguimiento administrativo-financiero de la operación.
Responsabilidades Principales1.
Control y Envío de Facturación
- Dar seguimiento al envío oportuno de facturación por correo electrónico o medios establecidos.
- Llevar control y archivo digital/físico de facturas y documentación administrativa.
- Confirmar recepción de documentos con clientes cuando sea requerido.
- Apoyar en seguimiento administrativo relacionado con cobranza y documentación pendiente.
- Mantener actualizado el control de facturación y evidencias de envío.
2. Elaboración y Control de Cartas Porte
- Elaborar cartas porte conforme a los servicios realizados.
- Validar información de rutas, operadores, unidades y clientes.
- Verificar cumplimiento de requisitos administrativos y fiscales aplicables.
- Mantener expedientes y documentación organizada y actualizada.
- Dar seguimiento a documentación operativa requerida para cada servicio.
3. Manejo de Caja Chica y Viáticos
- Administrar y controlar caja chica.
- Registrar gastos y comprobaciones.
- Llevar control de viáticos de operadores y personal operativo.
- Solicitar, validar y archivar comprobantes de gastos.
- Elaborar reportes de gastos, saldos y comprobaciones para Administración.
- Mantener controles actualizados de gastos operativos.
4. Control Administrativo y Financiero
- Capturar información en sistemas, reportes y controles internos.
- Elaborar reportes de ingresos y gastos para apoyo en el cálculo de utilidad mensual y análisis de rendimiento.
- Llevar control y seguimiento de cuentas por pagar a proveedores y servicios.
- Apoyar en programación y control de pagos autorizados.
- Actualizar bases de datos y archivos administrativos.
- Elaborar reportes administrativos y financieros para Dirección.
- Apoyar en conciliaciones y controles administrativos relacionados con gastos operativos.
- Mantener documentación ordenada y actualizada.
5. Apoyo en Nómina y Administración de Personal
- Auxiliar en la recopilación y organización de información para elaboración de nómina.
- Dar seguimiento a incidencias, viáticos, tiempos y documentación requerida para nómina.
- Apoyar en controles administrativos relacionados con operadores y personal.
- Mantener confidencialidad de la información del personal y financiera.
6. Atención y Comunicación Operativa
- Mantener comunicación constante con operadores de grúas.
- Dar seguimiento a información de servicios y documentación requerida.
- Atender llamadas y solicitudes de clientes relacionadas con documentación o servicios.
- Canalizar información y dar seguimiento oportuno con las áreas correspondientes.
- Mantener actitud de servicio y atención competente.
Sueldo: $12,****** - $13,****** al mes
Lugar de trabajo: Empleo presencial