Position SummaryThe Purchasing Administrative Assistant is responsible for providing administrative and operational support to the Purchasing department, ensuring timely follow-up on purchase orders, supplier communication, system updates, documentation, and general support for the team's daily activities.This position requires an organized, proactive, and detail-oriented individual with strong communication skills, especially in English, as the role involves regular interaction with suppliers and international teams.
The ideal candidate enjoys working in a fast-paced manufacturing environment and is committed to providing excellent administrative support.Main ResponsibilitiesFollow up on purchase orders and delivery communication with internal departments and external suppliers.Update purchasing information in Epicor and Microsoft Teams.Provide administrative support for Purchasing department activities.Expedite purchase orders (POs) and required purchase order lines.Assist with report generation and KPI tracking.Coordinate documentation related to purchasing and shipments.Support Buyers with operational tasks, follow-up activities, and administrative processes.Maintain organized purchasing records and files.Perform other administrative duties as assigned.Desired ProfileConversational and professional English is required.Ability to understand meetings, emails, and instructions in English.Ability to communicate professionally through emails and meetings.Excellent organizational and time management skills.Strong attention to detail and sense of urgency.Effective communication and customer service mindset.Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.Proactive attitude and willingness to learn.Resumen del PuestoEl Asistente Administrativo de Compras será responsable de brindar soporte administrativo y operativo al departamento de Compras, asegurando el seguimiento oportuno de órdenes de compra, comunicación con proveedores, actualización de sistemas,



organización de documentación y apoyo general a las actividades diarias del equipo.La posición requiere una persona organizada, proactiva, con atención al detalle y excelentes habilidades de comunicación, especialmente en inglés, ya que tendrá interacción constante con proveedores y equipos internacionales.
El candidato ideal disfruta trabajar en un ambiente dinámico de manufactura y brindar un excelente soporte PrincipalesDar seguimiento a órdenes de compra y fechas de entrega.Mantener comunicación con proveedores internos y externos.Actualizar información en Epicor y Microsoft Teams.Brindar apoyo administrativo al departamento de Compras.Expeditar órdenes de compra (POs) y líneas de compra requeridas.Apoyar en la generación de reportes y seguimiento de indicadores (KPIs).
Coordinar documentación relacionada con compras y embarques.Apoyar al equipo de Compradores en actividades operativas, administrativas y de seguimiento.Mantener organizados los registros y archivos del departamento de Compras.Realizar otras actividades administrativas asignadas.Perfil BuscadoInglés conversacional y profesional indispensable.Capacidad para comprender reuniones, correos electrónicos e instrucciones en inglés.Capacidad para comunicarse profesionalmente por correo y en reuniones.Sobresaliente organización y administración del tiempo.Atención al detalle y sentido de urgencia.Buenas habilidades de comunicación y actitud de servicio.Capacidad para manejar múltiples prioridades en un ambiente dinámico.Proactividad y disposición para aprender.Preferred QualificationsPrevious experience in an administrative, purchasing, supply chain, or supplier support role.Intermediate to advanced Microsoft Excel skills.Experience with ERP systems (Epicor preferred).
Experience working in a corporate or manufacturing environment is a plus.Requisitos DeseablesExperiencia previa en áreas administrativas, compras, cadena de suministro o atención a proveedores.Manejo intermedio o avanzado de Microsoft Excel.Experiencia con sistemas ERP (preferentemente Epicor).
Experiencia en empresas manufactureras o corporativas es un plus.
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📌 Purchasing Administrative Assistant (El Salto)
🏢 Mass Precision
📍 El Salto