Responsabilidades

Toma notas durante las reuniones y prepara minutas claras, completas y que permitan tomar medidas.
Dar seguimiento a los acuerdos, tareas y compromisos derivados de las reuniones.
Preparar presentaciones, informes y documentos solicitados por la Dirección.
Crear, actualizar y mantener formatos, plantillas y documentos administrativos.
Solicitar información, coordinar actividades y garantizar el flujo adecuado de comunicación.
Organizar y mantener el control documental de los archivos internos, los documentos para auditorías y los documentos para clientes.
Apoyo en la preparación de información para auditorías internas y externas.
Coordinar reuniones internas y externas, incluyendo la logística básica.
Mantiene organizada la bandeja de documentos del Gerente General / Gerente Administrativo, los elementos pendientes y las solicitudes.
Preparar resúmenes semanales de las actividades, las tareas pendientes y las prioridades.
Maneje la información confidencial con absoluta discreción.
Asegúrese de que la documentación proporcionada a los clientes o auditores cumpla con los estándares requeridos.
Prepare la información antes de las reuniones (agenda, documentos, antecedentes).
Mantener un registro histórico de los acuerdos, decisiones y documentos relevantes.
Manejar la información confidencial de la administración, clientes y proveedores con estricta confidencialidad.
Gestionar versiones controladas de documentos confidenciales (contratos, informes ejecutivos, documentos de auditoría).





Filtrar y organizar la información antes de presentarla a Gerente General / Gerente Administrativo para facilitar la toma de decisiones.

Requisitos y Calificaciones

Título técnico o licenciatura en administración, negocios, o campo relacionado (deseable).

1. 2 años de experiencia en funciones administrativas o de apoyo ejecutivo.

Experiencia en la preparación de formularios, informes y presentaciones.

Experiencia en la toma de notas y el seguimiento de acuerdos.
Gestionar agendas, coordinar reuniones y controlar documentos.
Experiencia trabajando con múltiples departamentos o equipos.
Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point).
Conocimientos en la creación de plantillas, formatos e informes.
Conocimientos básicos de herramientas de gestión de tareas y calendarios.
Redacción clara y profesional en español.
Inglés básico (deseable).
Conocimientos básicos sobre el manejo seguro de la información y las buenas prácticas de confidencialidad.
Formación en control de documentos (deseable).
Formación en técnicas organizativas y de productividad (deseable).

Conocimientos básicos de flujos de trabajo de aprobación y control de versiones de documentos.

Aptitud y Actitud

Puntual, organizado y meticuloso.
Comunicación clara, respetuosa y profesional.
Capacidad para trabajar con calma bajo presión.
Disciplina y manejo responsable de información sensible.
Proactividad y disposición para aprender.

Alto sentido de la responsabilidad y ética cualificado para manejar información sensible.

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📌 Asistente Administrativo (Tijuana)
🏢 Goto de Baja California, S.A. de
📍 Tijuana