Coordinador de Eventos
Objetivo
Este rol tiene como objetivo Planificar, organizar, coordinar y ejecutar eventos corporativos, sociales, deportivos y de desarrollo de negocio de la firma, ya sean en formato presencial y /o virtual, con el fin de fortalecer la imagen institucional, el desarrollo e integración de los colaboradores, promover relaciones estratégicas y apoyar los objetivos comerciales y de posicionamiento de la firma garantizando la excelencia operativa, la optimización de recursos y la satisfacción de los participantes.
Principales actividades
Planificación y organización
Diseñar en conjunto con las diferentes áreas el plan anual de eventos internos y externos alineados a la estrategia de la firma, definiendo objetivos y alcance de cada evento en colaboración con las áreas involucradas.
Elaborar cronogramas y presupuestos para la ejecución de los eventos.
Coordinación logística
Coordinar junto con los equipos internos las necesidades relacionadas con el evento.
Ejecutar y supervisar todos los aspectos logísticos (locaciones, catering, tecnología, transporte, hospedaje, materiales, decoración, souvenirs, invitaciones, etc.).
Asegurar el correcto desarrollo de los eventos, resolviendo imprevistos y supervisando todo el proceso en sitio de principio a fin. Así como ayudar con la configuración de eventos, incluido el acomodo de mobiliario y decoración.
Gestionar el inventario de artículos promocionales de la marca.
Gestión de proveedores
Seleccionar, negociar y contratar proveedores de servicios relacionados con eventos,



como catering, sedes, hoteles, restaurantes, floristerías y artículos promocionales, entre otros. Así como, mantener registros precisos de contactos, bases de datos de proveedores y detalles de eventos para la planificación futura.
Comunicación y difusión
Colaborar con el área de marketing en los diseños y materiales de comunicación para la difusión de los eventos.
Gestiona los procesos de RSVP, las comunicaciones con los asistentes y las invitaciones al calendario cuando así sea requerido.
Presupuestos
Elaborar y controlar los presupuestos de cada evento, asegurando la optimización de recursos, procesar las facturas para pago y garantizar soluciones rentables sin comprometer la calidad.
Relaciones de trabajo
Establecer y mantener relaciones de trabajo efectivas con clientes externos, abogados, personal administrativo y otros clientes internos garantizando una experiencia positiva y profesional
Evaluación y Mejora
Realizar reportes y evaluaciones post-evento para identificar áreas de mejora.
Cumplimiento
Garantizar que los eventos se alineen al cumplimiento de las políticas y procedimientos operativos de la Firma,



así como con protocolos de confidencialidad y privacidad.
Perfil
Formación académica
Licenciatura en Relaciones Públicas, Comunicación, Mercadotecnia, Administración de Empresas, Organización de Eventos o áreas afines.
Experiencia
Mínimo 2 años coordinando eventos corporativos, preferentemente en firmas legales, empresas de servicios profesionales o corporativos transnacionales.
Conocimientos
Manejo de presupuestos, proveedores, logística de eventos, competente en Microsoft Office Suite (Word, Outlook, Excel, PowerPoint) y plataformas de reuniones virtuales (Zoom, Teams). Inglés avanzado indispensable. Capacidad para aprender y operar equipos básicos de A / V.
Habilidades
o
Fuertes habilidades de comunicación interpersonal, verbal y escrita. Alto sentido de discreción.
o
Excelente organización y gestión del tiempo, atención al detalle, y trabajo en equipo.
o
Excelentes habilidades de servicio al cliente con la capacidad de manejar situaciones desafiantes de manera cualificado y de resolución de problemas
o
Altamente organizado, orientado a los detalles y capaz de manejar múltiples tareas y cambiar prioridades en un entorno exigente.
o
Capacidad comprobada para trabajar tanto de forma independiente como colaborativa en un entorno de equipo. Alto sentido de responsabilidad.
o
Flexible y adaptable para satisfacer las necesidades comerciales y operativas, incluido el ajuste de las horas de trabajo cuando sea necesario.

📌 Events Coordinator (Xico)
🏢 Greenberg Traurig
📍 Xico