Buscamos un
Office Manager
altamente organizado, proactivo y orientado al detalle para supervisar las operaciones diarias de la oficina y asegurar que todas las actividades administrativas se desarrollen de manera eficiente. La persona ideal será el punto de contacto central para empleados, proveedores y visitantes, garantizando un ambiente de trabajo funcional, ordenado y profesional. Este rol requiere habilidades de coordinación, comunicación, resolución de problemas y una fuerte capacidad para priorizar tareas en un entorno dinámico
Responsabilidades
:
Administrar y conciliar estados de cuenta de proveedores y clientes
, asegurando exactitud en los saldos, seguimiento oportuno a pagos y cobranza, así como una comunicación fluida con todas las partes involucradas.
Registrar y actualizar los movimientos contables
de la empresa, garantizando que la información esté completa, ordenada y cumpla con los lineamientos contables y fiscales vigentes.
Dar seguimiento a procesos de cobranza
, incluyendo emisión de recordatorios, coordinación de pagos, negociación de fechas y registro de ingresos.
Gestionar la facturación
de manera puntual y precisa, verificando datos, montos, conceptos y cumplimiento de requisitos fiscales.
Preparar y enviar reportes a autoridades regulatorias
, asegurando que la información sea correcta y se entregue dentro de los plazos establecidos.
Supervisar el cálculo y cumplimiento de obligaciones fiscales e impuestos
, coordinando con asesores contables externos en caso de ser necesario.
Liderar la gestión contable general
, manteniendo resguardos adecuados, orden documental y procesos auditables para la empresa.
Controlar y monitorear los gastos operativos
,



elaborando reportes periódicos que permitan analizar áreas de mejora y optimización.
Generar reportes ejecutivos para dirección general y accionistas
, presentando información clara, estructurada y orientada a la toma de decisiones.
Administrar movimientos bancarios
, conciliaciones, apertura/cierre de cuentas y relación con instituciones financieras.
Gestionar y mantener actualizada la plataforma del sistema administrativo/operativo (Nexus)
, asegurando que la información esté cargada correctamente y que los usuarios internos la utilicen de forma adecuada.
Supervisar la operación diaria
, asegurando el cumplimiento de procesos internos y la detección temprana de desviaciones.
Coordinar actividades de logística
, incluyendo programación de entregas, seguimiento de envíos, comunicación con transportistas y solución de incidencias.
Identificar oportunidades de optimización operativa
, proponiendo mejoras en procesos administrativos, operativos y de comunicación interna.
Supervisar y coordinar al personal administrativo
, asignando tareas, dando seguimiento a desempeño y garantizando un ambiente de trabajo organizado.
Elaborar reportes periódicos de desempeño, resultados y operación para dirección
, integrando información financiera, operativa y administrativa.
Requerimientos
Altas capacidades de organización
, con habilidad para estructurar información,



mantener control de múltiples procesos simultáneos y asegurar que todas las tareas sigan un flujo ordenado y eficiente.
Habilidades de liderazgo
, orientadas a coordinar equipos administrativos, tomar decisiones informadas, guiar procesos y fomentar un ambiente de trabajo colaborativo y productivo.
Excelente administración del tiempo
, priorizando actividades críticas, gestionando plazos y asegurando el cumplimiento oportuno de reportes, pagos, entregas y requerimientos internos.
Capacidad para delegar actividades de manera estratégica
, asignando responsabilidades según habilidades del equipo y dando seguimiento para garantizar resultados de calidad.
Conocimientos sólidos de contabilidad
, incluyendo registros, reportes financieros, control de gastos y comprensión de obligaciones fiscales.
Conocimiento en logística
, manejo de rutas, coordinación con transportistas, seguimiento de entregas y solución de imprevistos operativos.
Comprensión de procesos operativos
, identificando oportunidades de mejora y asegurando que las tareas de la operación diaria se ejecuten de manera eficiente y conforme a procedimientos establecidos.
Habilidad para interactuar con clientes y proveedores
, con una comunicación clara, profesional y orientada a construir relaciones de confianza y resolver necesidades o incidencias.
Inglés avanzado
, capaz de comunicarse verbalmente y por escrito con clientes, proveedores y accionistas internacionales, así como comprender documentación corporativa.
Conocimiento de la industria energética
, entendiendo sus dinámicas, normativas, actores fundamental y particularidades operativas, contables o regulatorias.

📌 Office Manager (Xico)
🏢 Axented
📍 Xico