Position Summary

The Purchasing Administrative Assistant is responsible for providing administrative and operational support to the Purchasing department, ensuring timely follow-up on purchase orders, supplier communication, system updates, documentation, and general support for the team's daily activities.

This position requires an organized, proactive, and detail-oriented individual with strong communication skills, especially in English, as the role involves regular interaction with suppliers and international teams. The ideal candidate enjoys working in a fast-paced manufacturing environment and is committed to providing excellent administrative support.

Main Responsibilities

- Follow up on purchase orders and delivery dates.
- Maintain communication with internal departments and external suppliers.
- Update purchasing information in Epicor and Microsoft Teams.
- Provide administrative support for Purchasing department activities.
- Expedite purchase orders (POs) and required purchase order lines.
- Assist with report generation and KPI tracking.
- Coordinate documentation related to purchasing and shipments.
- Support Buyers with operational tasks, follow-up activities, and administrative processes.
- Maintain organized purchasing records and files.
- Perform other administrative duties as assigned.

Desired Profile

- Conversational and professional English is required.
- Ability to understand meetings, emails, and instructions in English.
- Ability to communicate professionally through emails and meetings.

- Excellent organizational and time management skills.




- Strong attention to detail and sense of urgency.
- Effective communication and customer service mindset.
- Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
- Proactive attitude and willingness to learn.

Resumen del Puesto

El Asistente Administrativo de Compras será responsable de brindar soporte administrativo y operativo al departamento de Compras, asegurando el seguimiento oportuno de órdenes de compra, comunicación con proveedores, actualización de sistemas, organización de documentación y apoyo general a las actividades diarias del equipo.

La posición requiere una persona organizada, proactiva, con atención al detalle y excelentes habilidades de comunicación, especialmente en inglés, ya que tendrá interacción constante con proveedores y equipos internacionales. El candidato ideal disfruta trabajar en un ambiente vibrante de manufactura y brindar un excelente soporte administrativo.

Responsabilidades Principales

- Dar seguimiento a órdenes de compra y fechas de entrega.
- Mantener comunicación con proveedores internos y externos.
- Actualizar información en Epicor y Microsoft Teams.
- Brindar apoyo administrativo al departamento de Compras.
- Expeditar órdenes de compra (POs)



y líneas de compra requeridas.
- Apoyar en la generación de reportes y seguimiento de indicadores (KPIs).
- Coordinar documentación relacionada con compras y embarques.
- Apoyar al equipo de Compradores en actividades operativas, administrativas y de seguimiento.
- Mantener organizados los registros y archivos del departamento de Compras.
- Realizar otras actividades administrativas asignadas.

Perfil Buscado

- Inglés conversacional y competente indispensable.
- Capacidad para comprender reuniones, correos electrónicos e instrucciones en inglés.
- Capacidad para comunicarse profesionalmente por correo y en reuniones.

- Excelente organización y administración del tiempo.
- Atención al detalle y sentido de urgencia.
- Buenas habilidades de comunicación y actitud de servicio.
- Capacidad para manejar múltiples prioridades en un ambiente dinámico.
- Proactividad y disposición para aprender.

Preferred Qualifications

- Previous experience in an administrative, purchasing, supply chain, or supplier support role.
- Intermediate to advanced Microsoft Excel skills.
- Experience with ERP systems (Epicor preferred).
- Experience working in a corporate or manufacturing environment is a plus.

Requisitos Deseables

- Experiencia previa en áreas administrativas, compras, cadena de suministro o atención a proveedores.
- Manejo intermedio o avanzado de Microsoft Excel.
- Experiencia con sistemas ERP (preferentemente Epicor).
- Experiencia en empresas manufactureras o corporativas es un plus.

📌 Purchasing Administrative Assistant (México)
🏢 Mass Precision
📍 México