Misión

- Ser el primer punto de contacto y el enlace entre el Gerente de Operaciones, terceros, proveedores y otros empleados, interactuando con ellos de manera profesional y eficaz. Responder requerimientos, preparar los documentos necesarios y realizar el seguimiento correspondiente para facilitar el seguimiento de agenda, pendientes y ciertas gestiones administrativas básicas.

Responsabilidades

- Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes, tanto entrantes como salientes para asegurar el servicio y la comunicación de la Gerencia de operaciones con el resto de los departamentos y áreas.
- Monitorear memos, entregas y reportes entrantes y salientes, así como coordinar los servicios de mensajería para asegurar que se cumplan con los tiempos.
- Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante para asegurar el tiempo de servicio y la comunicación de la Gerencia de operaciones con el resto de los departamentos y áreas.
- Redactar, acumular y organizar comunicaciones escritas, reportes, presentaciones y hojas de cálculos así como documentos tanto en físico como digitales, reportes y otros documentos administrativos para asegurar el seguimiento a los pendientes del área.




- Recopilar información de diferentes departamentos con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.
- Escanear documentos en físico para respaldarlos de forma digital.
- Gestionar el calendario cualificado del ejecutivo, así como los requerimientos para reuniones, coordinando sus citas para asegurar un manejo efectivo de los eventos, así mismo realizar y dar seguimiento a las solicitudes de pedido sobre los requerimientos de compra del área.
- Dar seguimiento a los proyectos y tareas para que sean llevados a cabo en tiempo.
- Confirmar la reservación de salones o locales, así como coordinar la comida, para garantizar el éxito del evento asignado.
- Colaborar en Programas y Proyectos de la empresa y del grupo.
- Cumplir con el Sistema de Gestión y el Sistema de Mejora Continua.

Requisitos

- Carrera Técnica.
- Experiencia en Administración (1 año), asistente, manejo de información, base de datos, estadísticos (1 año).
- Inglés (Básico).

Conocimientos

- Controles Administrativos (Básico).
- Conocimiento del Negocio (Básico).
- Office & Windows (Avanzado).
- Solicitud de Pedido (Avanzado).
- SAP (Básico).

Deseable

- Licenciatura concluida en Administración de empresas, Ingeniería Industrial.

📌 Secretaria (México)
🏢 Arca Continental
📍 México