Descripción del puesto:
Buscamos un asistente ejecutivo para realizar una variedad de tareas administrativas y apoyar a los altos directivos de nuestra compañía. Entre las responsabilidades de un asistente ejecutivo se incluyen la gestión de calendarios, la organización de viajes y la preparación de informes de gastos. Para desempeñar este cargo satisfactoriamente, debe ser organizado, tener sobresalientes capacidades de gestión del tiempo y ser capaz de actuar sin recibir orientación. En definitiva, contribuirá a la eficiencia de nuestra empresa proporcionando apoyo personalizado y oportuno a los ejecutivos.
Responsabilidades:
Actuar de punto de contacto entre los ejecutivos, los empleados, los clientes y otros socios externos.
Gestionar el flujo de información de manera adecuada y correcta
Gestionar los calendarios de los ejecutivos y concertar reuniones.
Organizar los viajes y el alojamiento.
Hacer un seguimiento de los gastos semanales y preparar informes semanales, mensuales o trimestrales.
Supervisar el desempeño de otros miembros del personal de secretaría
Actuar como gerente de oficina manteniendo al día el inventario del material de oficina
Dar formato a la información para la comunicación interna y externa: memorandos, correo electrónico, presentaciones e informes.
Escribir actas durante las reuniones
Filtrar y dirigir las llamadas telefónicas y distribuir la correspondencia.
Organizar y mantener los sistemas de archivo de la oficina.
Requisitos:
Experiência laboral como asistente ejecutivo, asistente personal o un puesto similar
Excelentes conocimientos de MS Office
Excepcionales capacidades de organización y de gestión del tiempo.
Familiaridad con aparatos y aplicaciones para oficina (p. ej., calendarios electrónicos y fotocopiadoras)
Excelentes capacidades comunicativas verbales y escritas.
Discreción y confidencialidad
Título de educación secundaria
Se valorará estar en posesión de un diploma o certificado de asistente personal