- Recibir documentos de equipos internos o externos, verificar su integridad y registrarlos en el sistema con metadatos adecuados (ej. número de proyecto, fecha, autor, versión).
- Asignar categorías y etiquetas según taxonomías predefinidas
- Almacenar documentos en repositorios centralizados
- Asegurar que solo la versión más reciente esté disponible para los usuarios, archivando versiones anteriores con trazabilidad.
- Configurar niveles de acceso según roles
- Gestionar solicitudes de acceso y auditorías de permisos
- Enviar documentos a stakeholders según flujos de trabajo predefinidos
- Actuar como enlace entre equipos técnicos, legales, clientes y proveedores para resolver dudas sobre documentación.
- Participar en reuniones de proyecto para identificar necesidades de documentación y plazos críticos.
- Asegurar que los documentos cumplan con normativas internas (ej. plantillas corporativas) y externas
- Revisar repositorios para identificar documentos obsoletos, duplicados o mal clasificados.
- Generar informes de cumplimiento para gerencia o auditorías externas
- Aplicar políticas de retención documental
- Gestionar documentos de licitaciones, contratos, planos técnicos o manuales de operación.
- Elaborar dashboards o informes semanales/mensuales sobre el estado de la documentación
- Atender solicitudes urgentes (ej. recuperación de versiones anteriores, corrección de errores en metadatos).
Requirements
- Experiencia en roles de gestión de documentación basada en proyectos
- Microsoft Office 365°: Word, Excel, Power
Point, Share
Point, Teams, One
Drive, Planner
- Experiencia con sistemas de control de versiones
- Project Management (PM)
- Conocimiento de estándares internacionales: ISO 15489 (Gestión de documentos), ISO 9001 (Calidad)
- Capacidad para diseñar y aplicar estructuras de metadatos para clasificación y recuperación productivo de documentos.
- Automatización de procesos = Uso de herramientas como Power Automate (Microsoft)
📌 Document Controller (México)
🏢 Alten Mexico
📍 México
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