Office Manager (auxiliar administrativo)
Objetivo de la posición:
Brindar apoyo administrativo para el buen funcionamiento de la empresa, equipo y oficina.
Es el responsable de llevar a cabo de manera eficiente las tareas administrativas y de oficina.
Debe encargarse de archivar, planificar y coordinar eventos, así como redactar informes administrativos.
Garantizando el buen funcionamiento diaria y correcto de la oficina.
Escolaridad:
- Licenciatura en Administración
Experiência: 3 a 5 años de experiência en administración general, administración general de oficina.
Conocimientos generales:
- Recepción
- Gestión de correspondencia y documentación
- Facturación
- Reservaciones (vuelos, hospedaje)
- Control de viáticos
- Cuentas por pagar
- Compras y adquisiciones de insumos.
- Mantenimiento de oficina
- Contabilidad básica: Elaboración y gestión de facturas y estados de cuenta
- SAP
- Excel avanzado
- Ingles básico
Competencias:
- Orientación al cliente: Brindar un servicio cordial y eficiente a visitantes y clientes.
- Organización: Mantener listas de contactos y gestionar la recepción de diversos materiales.
Gestionar trabajos de mantenimiento y coordinar contratistas.
- Orientación al Detalle (Habilidad para identificar problemas y necesidades de mantenimiento con precisión)
- Comunicación efectiva: (Capacidad para comunicarse claramente con proveedores, contratistas y personal interno).
- Resolución de Problemas (Habilidad para gestionar y resolver problemas de mantenimiento y limpieza de manera oportuna y eficaz).
- Gestión documental: Organización y archivo de documentos físicos y digitales.
- Gestión de inventarios: Supervisar y mantener inventarios de suministros.
- Supervisión de Instalaciones y Reportes de Necesidades de Mantenimiento de Oficina




- Supervisión de la Limpieza de las Instalaciones
- Gestión de suministros: Asegurar la disponibilidad y el inventario adecuado de suministros de limpieza.
Actividades y funciones
Recepción
- Recepción y atención de llamadas telefónicas.
- Recepción de paquetería, insumos, muestrarios y documentos comerciales, fiscales, administrativos y legales de la empresa.
- Mantener listas de contactos internos y externos
- Atención a clientes y visitantes
- Control de ingresos y accesos mediante aplicación digital.
Gestión de Correspondencia y documentación
- Supervisar el manejo de la correspondencia entrante y saliente.
- Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales.
- Redacción y edición de informes y otros documentos oficiales.
Control de suministros
- Realizar pedidos de suministros e insumos de papelería y limpieza
- Realizar pedidos de materiales y equipos necesarios.
- Supervisar y mantener el inventario de suministros de oficina.
- Entrega d suministros
- Emitir reportes
Administración
- Control de agendas
- Control de sala de juntas
- Preparación de Juntas
- Desarrollar y mantener un sistema de archivo.
- Consolidación de horas por proyecto de manera semanal.
- Realizar comunicados generales de requerimientos de área (limpieza, horas por proyecto, uso y mantenimiento de instalaciones, etc.).
- Conciliación de gastos American Express
Reservaciones




- Realizar reservación de hoteles
- Realizar búsqueda y compra de compra de vuelos
Viáticos
- Control de viáticos por viajes en proyectos
Facturación
- Elaboración y gestión de facturas
- Estados de cuenta clientes
- Realizar Cotizaciones en SAP para clientes
Supervisión de instalaciones y reportes de necesidades mantenimiento de oficina
- Realizar inspecciones regulares de las instalaciones para asegurar que todo esté en buen estado y funcionando correctamente (Puertas, pisos, baños, ventanas, escaleras, bombas, iluminación, aire acondicionado, mobiliario, equipos, computadoras, teléfonos, impresoras
- Identificar y reportar cualquier problema o irregularidad en las instalaciones, como daños, desgaste o fallas.
- Identificar y documentar las necesidades de mantenimiento de la oficina, incluyendo reparaciones menores y mayores.
- Gestionar el uso optimizado del espacio de la oficina, asegurando que los recursos y áreas comunes se utilicen de manera óptima.
- Selección de Proveedores (mantenimiento, limpieza).
- Elaborar y presentar cotizaciones de los servicios de mantenimiento necesarios y requeridos.
- Planificar y programar, en conjunto con la Gerencia de Administración y la Dirección de Operaciones trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo para minimizar las interrupciones en la operación.
- Coordinar y supervisar el trabajo de contratistas y proveedores externos que realizan reparaciones y mantenimiento.
- Crear y mantener registros detallados de todas las actividades de mantenimiento realizadas, incluyendo fechas, costos y resultados.
- Evaluar la eficacia de los trabajos de mantenimiento realizados y proponer mejoras continuas en los procesos.
- Generar informes periódicos sobre el estado de las inst

📌 Office Manager (Xico)
🏢 Ezequiel Farca
📍 Xico