OBJETIVO DEL PUESTO
Ejecutar operativamente eventos corporativos garantizando la correcta
implementación de todos los elementos logísticos, coordinación de personal staff,
seguimiento de proveedores y cumplimiento de estándares de calidad, desde la
preparación hasta el cierre del evento, asegurando la satisfacción total del cliente.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
1. PREPARACIÓN Y PLANEACIÓN OPERATIVA
- Analizar y comprender los requerimientos técnicos y operativos de cada evento
- Elaborar listas de verificación (checklists) y documentos operativos
- Crear órdenes de montaje y runners detallados
- Realizar visitas técnicas previas a las locaciones
- Coordinar levantamientos y toma de medidas en espacios
- Diseñar distribuciones y layouts operativos
- Generar órdenes de compra y requisiciones de materiales
- Elaborar cronogramas de montaje, evento y desmontaje
- Preparar kits operativos y materiales de apoyo
2. RECLUTAMIENTO Y GESTIÓN DE STAFF
- Determinar necesidades de personal operativo por evento (meseros, edecanes, recepcionistas, ayudantes, etc.)
- Reclutar, seleccionar y contratar personal temporal o freelance
- Crear base de datos de staff confiable y clasificado por habilidades
- Gestionar documentación y contratación de personal eventual
- Asignar roles y responsabilidades específicas a cada miembro del equipo
- Confirmar asistencia y disponibilidad del personal previo al evento
3. CAPACITACIÓN Y BRIEFING DE STAFF
- Diseñar y ejecutar capacitaciones pre-evento
- Realizar briefings operativos con todo el personal
- Explicar cronogramas, posiciones y responsabilidades específicas
- Proporcionar manuales de operación y scripts de atención
- Realizar simulacros o ensayos cuando sea necesario
- Asegurar que el staff comprenda los estándares de calidad requeridos4. SEGUIMIENTO Y COORDINACIÓN DE PROVEEDORES




- Servir como enlace operativo con todos los proveedores (mobiliario, catering,audio, iluminación, decoración, transporte, etc.)
- Confirmar horarios de entrega, montaje y servicios
- Verificar que las entregas cumplan con especificaciones contratadas
- Supervisar calidad de productos y servicios de proveedores
- Resolver incidencias con proveedores durante preparación y evento
- Coordinar accesos, montajes y logística de proveedores en venue
- Validar órdenes de servicio y hojas de entrada
- Gestionar cambios o ajustes de última hora con proveedores
5. MONTAJE Y PREPARACIÓN
- Supervisar y dirigir el montaje completo del evento
- Coordinar equipos de trabajo durante la instalación
- Verificar que todos los elementos estén según lo planeado
- Realizar pruebas técnicas (audio, video, iluminación, conectividad)
- Supervisar montaje de mobiliario, decoración y señalética
- Coordinar pruebas de alimentos y bebidas con catering
- Realizar walk-through final antes del inicio del evento
- Asegurar que todo el staff esté en posición y uniformado
6. EJECUCIÓN DEL EVENTO
- Coordinar operación en tiempo real durante todo el evento
- Supervisar desempeño del staff y dar indicaciones continuas
- Monitorear que se cumplan los tiempos y cronograma establecido
- Servir como punto de contacto operativo para el cliente
- Resolver problemas e imprevistos de manera inmediata
- Garantizar la correcta implementación de todos los servicios




- Mantener comunicación constante con proveedores y equipo
- Documentar el evento (fotografías de seguimiento, incidencias)
- Asegurar el cumplimiento de protocolos de seguridad e higiene
7. CIERRE Y DESMONTAJE
- Supervisar desmontaje ordenado y protegido del evento
- Coordinar salida de equipos y materiales de proveedores
- Realizar inventario de materiales y equipos
- Verificar que el espacio quede en condiciones originales
- Gestionar devolución de depósitos y garantías del venue
- Recopilar documentación de cierre (hojas de servicio firmadas, evidencias)
- Realizar liquidación y cierre con staff operativo
- Documentar aprendizajes e incidencias para reporte
8. EVALUACIÓN Y SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
- Realizar seguimiento post-evento con el cliente
- Aplicar encuestas de satisfacción
- Recopilar feedback del staff y proveedores
- Identificar áreas de mejora y oportunidades
- Elaborar reportes operativos con evidencias fotográficas **Documentar mejores prácticas y lecciones aprendidas**:
- Proporcionar información para evaluación de proveedores y staff
- Contribuir a la mejora continua de procesos operativos
REQUISITOS DEL PUESTO
Formación Académica:
- Licenciatura trunca o en curso en Administración, Turismo, Comunicación o
afín (deseable)
- Cursos o certificaciones en producción de eventos, logística o protocolo
(deseable)
Experiência:
- Mínimo 1-2 años en operación de eventos corporativos, sociales o masivos
- Experiência en supervisión de equipos de trabajo
- Conocimiento práctico de logística y producción de eventos
Conocimientos Técnicos:
- Manejo básico de Office (Excel, PowerPoint, Word)
- Conocimiento de equipo audiovisual básico
- Nociones de montaje, mobiliario

📌 Lider de Producción y Operación de Eventos (San Jose del Consuelo)
🏢 GRUPO YAVAR
📍 San Jose del Consuelo