Analista de Archivo

1. Información General

- Nombre del puesto: Analista de Archivo
- Área: Administración / Recursos Humanos / Operaciones
- Reporta a: Subdirector de Administración
- Puestos que le reportan: N/A
- Ubicación: CDMX / Anzures / Miguel Hidalgo

2. Objetivo del Puesto

Administrar, organizar, resguardar y controlar la documentación física y digital de la empresa, garantizando su correcta clasificación, disponibilidad, confidencialidad y cumplimiento con normativas internas y legales.

3. Funciones y Responsabilidades

- Clasificar, ordenar y archivar documentos físicos y digitales conforme a políticas establecidas.
- Digitalizar expedientes y asegurar su correcta indexación en sistemas.
- Controlar préstamos y devoluciones de documentos (bitácoras de archivo).
- Mantener actualizado el inventario de archivo (activo, semiactivo e histórico).
- Depurar documentación conforme a políticas de retención documental.
- Validar la integridad y completitud de expedientes (ej. expedientes de empleados o clientes).
- Garantizar la confidencialidad y resguardo de la información.
- Atender solicitudes internas de consulta de documentos.
- Coordinar traslados de archivo con Gerencias de Zona
- Implementar mejoras en procesos de gestión documental.
- Cumplir con auditorías internas/externas (IMSS, STPS, auditorías internas, etc.).

4.



Perfil del Puesto

Escolaridad

- Bachillerato, Licenciatura en Archivonomía, Gestión Documental o afín (pasante).

Experiencia

- 1 a 3 años en manejo de archivo físico y digital.
- Experiencia en control documental, expedientes o bases de datos.

Conocimientos Técnicos

- Gestión documental y clasificación de archivos.
- Manejo de Excel (intermedio: filtros, bases de datos, control de registros).
- Sistemas de digitalización y almacenamiento (Drive, SharePoint o ERP).
- Normativas básicas de protección de datos y confidencialidad.

Habilidades

- Organización y atención al detalle.
- Control y seguimiento.
- Trabajo bajo presión.
- Discreción y manejo de información sensible.
- Planeación y orden.

5. Indicadores de Desempeño (KPIs)

- % de expedientes completos.
- Tiempo de respuesta a solicitudes de documentos.
- Nivel de actualización del archivo (inventario al día).
- % de digitalización de documentos.
- Incidencias o extravíos de documentos.

6. Herramientas de Trabajo

- Equipo de cómputo
- Escáner
- Excel / Google Sheets
- Archivo físico (cajas, folders, etiquetas)

7. Condiciones de Trabajo

- Trabajo en oficina y/o archivo físico.
- Posible manipulación de cajas/documentos.
- Horario administrativo.

📌 Analista de Archivo (Miguel Hidalgo)
🏢 TEU TECHNOLOGIES
📍 Miguel Hidalgo