Estamos buscando un **IP Prosecution Docketing Clerk & Asistente Administrativo** altamente organizado, meticuloso y proactivo para apoyar a nuestro equipo de Propiedad Intelectual.
Este rol es fundamental para garantizar la precisión del docket de IP, mantener la integridad de los datos, brindar soporte a abogados y paralegales, y coordinar tareas administrativas y de facturación.
La experiência con **AppColl** es fuertemente preferida.
Buscamos a alguien capaz de equilibrar responsabilidades técnicas de docketing con funciones administrativas y de relación con clientes.
**Horario**: Lunes a viernes de 10:00 a 18:00 hrs (EST)
**Responsabilidades Principales Docketing de Propiedad Intelectual**
- Gestionar el docket diario de toda la correspondencia entrante y saliente relacionada con PI, proveniente del USPTO, WIPO, corresponsales extranjeros y clientes.
- Calcular, calendarizar y cerrar plazos de trámite (office actions, renovaciones, anualidades, maintenance fees, plazos PCT, etc.) con precisión en **AppColl**.
- Revisar correspondencia y presentaciones para asegurar entradas de docket completas y exactas.
- Preparar y distribuir reportes de docket personalizados para abogados y personal interno.
- Notificar proactivamente a abogados y paralegales sobre próximos plazos, anomalías o asuntos urgentes.
- Apoyar la transferencia de portafolios de PI (transfer in / transfer out) asegurando la integridad de datos en **AppColl** y **Clio**.
- Mantener información precisa de clientes y asuntos en todos los sistemas de IP.
**Soporte Administrativo**
- Gestionar calendarios de abogados, coordinar reuniones, organizar viajes y administrar fechas límite.




- Monitorear buzones de correo del grupo de práctica y canalizar mensajes adecuadamente.
- Redactar y revisar comunicaciones comerciales formales y rutinarias.
- Administrar sistemas de archivo digital (Box, Clio, Microsoft 365) y estructurar expedientes de casos.
- Apoyar con reportes de gastos y registro de tiempos.
- Coordinar con proveedores, court reporters y corresponsales extranjeros.
- Asistir en tareas administrativas relacionadas con el docket (recordatorios, seguimiento interno, comunicaciones).
- Editar archivos PDF, dar formato a documentos, gestionar envíos y realizar otras tareas administrativas.
- Apoyar operaciones internas del equipo, como programación de reuniones, preparación de agendas y proyectos transversales.
**Facturación, Finanzas y Relación con Clientes**
- Actuar como enlace entre el equipo de Finanzas y los clientes para temas de facturación.
- Revisar prebills, recopilar documentación de respaldo y coordinar ediciones de facturación.
- Dar seguimiento a clientes respecto a dudas de facturación o solicitudes de documentos, en coordinación con Finanzas.
- Apoyar en el flujo de trabajo de facturación, actualizaciones de estatus y requisitos especiales de facturación.
**Requisitos**
- Dominio de **inglés avanzado** (lectura/escritura/conversación) y español; portugués es un plus.
- Capacidad para escribir mensajes claros,



profesionales y con tono neutral, corresponsales extranjeros y equipos internos.
**Tecnología, Seguridad y Conectividad**
- Capacidad de trabajar de forma segura en entornos cloud (AppColl, Clio, Box, Microsoft 365/Teams).
- Conocimiento de manejo protegido de documentos, confidencialidad, PII/PHI y estándares de seguridad de firmas legales.
- Comodidad usando VoIP (Teams/Zoom) y compartiendo pantalla para capacitación y colaboración.
- Entendimiento de expectativas profesionales de EE. UU. (tiempos de respuesta, registro de horas, escalamiento, estándares de comunicación por correo).
- Familiaridad con formatos de EE. UU. (USD, fechas MM/DD/YYYY) y prácticas de facturación estadounidenses.
- Capacidad para seguir SOPs de forma estricta y documentar limitaciones locales (feriados, logística) con anticipación.
**Calificaciones Indispensables**
- Mínimo **2 años de experiência en docketing de PI** en firma legal o departamento jurídico corporativo.
- Conocimiento sólido de normas y plazos de patentes, marcas y derechos de autor en EE. UU.
- Alta competencia en **AppColl** (fuertemente preferida).
- Experiência previa como asistente administrativo o legal.
- Dominio de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel), Adobe Acrobat Pro y herramientas legales (Clio, Box, Teams).
- Atención excepcional al detalle; precisión imprescindible.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, incluyendo comunicación con clientes.
- Capacidad para trabajar de forma independiente, priorizar múltiples tareas y cumplir plazos exigentes.
**#Legal25**
Tipo de puesto: Tiempo completo
Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Ip Prosecution Docketing Clerk & Asistente Administrativo (Mérida)
🏢 Solvo Global
📍 Mérida