Objetivo del puesto Brindar soporte administrativo, operativo y de atención al equipo comercial, asegurando el correcto seguimiento de clientes, cotizaciones, pedidos, facturación y entregas, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos de venta y a la satisfacción del cliente mediante procesos ágiles, precisos y oportunos. Funciones y responsabilidades Administración comercial
Elaborar, enviar y dar seguimiento a cotizaciones solicitadas por clientes y asesores comerciales.
Capturar y dar seguimiento a pedidos hasta su entrega y facturación.
Apoyar en la elaboración de propuestas comerciales y documentación requerida para clientes.
Integrar expedientes de clientes y mantenerlos actualizados.
Validar información de pedidos para evitar errores administrativos. Atención y seguimiento a clientes
Brindar atención telefónica, por correo electrónico y otros medios de comunicación.
Dar seguimiento a solicitudes, aclaraciones y requerimientos de clientes.
Canalizar oportunamente incidencias al área correspondiente.
Mantener una comunicación constante con clientes para informar el estatus de pedidos y entregas.
Apoyar en la prospección y seguimiento de nuevos clientes. Control de información
Actualizar la base de datos de clientes, productos y contactos.
Elaborar reportes diarios, semanales y mensuales de ventas.
Mantener actualizados indicadores comerciales.
Resguardar documentación comercial y administrativa. Coordinación operativa
Coordinar con almacén y logística la preparación y entrega de pedidos.
Dar seguimiento a rutas de entrega y confirmar recepción por parte del cliente.
Apoyar en la programación de entregas con clientes y transportistas.
Informar oportunamente cualquier desviación que afecte el servicio. Apoyo administrativo
Elaborar requisiciones, formatos y documentación administrativa.
Apoyar en la organización de reuniones comerciales.




Gestionar archivos físicos y digitales.
Dar seguimiento a procesos de facturación y cobranza cuando sea requerido. Experiencia
Mínimo 1 año en
oSoporte administrativo.
oAtención a clientes.
oVentas internas.
oAdministración comercial.
oElaboración de cotizaciones y pedidos. Conocimientos
Microsoft Office Excel intermedio, Word y Outlook.
Elaboración de cotizaciones.
Captura y seguimiento de pedidos.
Facturación electrónica.
Atención y servicio al cliente.
Elaboración de reportes.
Manejo de bases de datos.
Control documental. Deseable
Conocimiento de insumos médicos, dispositivos médicos o productos farmacéuticos.
Manejo de sistemas ERP SAP, Odoo, Intelisis, Microsip, CONTPAQi Comercial u otros. Competencias Técnicas
Organización y administración del tiempo.
Planeación y seguimiento.
Manejo de información confidencial.
Excelente redacción y ortografía.
Atención al detalle.
Manejo de indicadores.
Control documental. Personales
Proactividad.
Responsabilidad.
Honestidad.
Trabajo en equipo.
Comunicación efectiva.
Actitud de servicio.
Adaptabilidad.
Capacidad de análisis.
Enfoque a resultados.
Tolerancia a la presión. Requisitos adicionales
Disponibilidad de tiempo.
Excelente presentación.
Facilidad de palabra.
Gusto por la lectura y aprendizaje continuo. Indicadores de desempeño KPIs
Tiempo promedio de respuesta a solicitudes comerciales.
Porcentaje de cotizaciones enviadas en tiempo.
Exactitud en la captura de pedidos.




Número de incidencias administrativas.
Tiempo de seguimiento a clientes.
Cumplimiento en actualización de bases de datos.
Nivel de satisfacción del cliente interno y externo.
Cumplimiento de reportes comerciales. Relaciones de trabajo Internas
Ejecutivos de Ventas.
Almacén.
Logística.
Compras.
Finanzas.
Facturación.
Dirección General. Externas
Clientes.
Proveedores.
Operadores logísticos. Condiciones de trabajo
Jornada laboral de tiempo completo.
Trabajo principalmente en oficina.
Uso continuo de equipo de cómputo y herramientas digitales.
Disponibilidad para atender requerimientos fuera del horario habitual cuando la operación lo requiera. Oportunidades de desarrollo El puesto permite desarrollar conocimientos en administración comercial, servicio al cliente, logística, cadena de suministro, ventas consultivas y gestión administrativa, con posibilidad de crecimiento hacia posiciones como Ejecutivo de Cotizaciones.
Coordinador de Atención a Clientes.
Analista Comercial.
Supervisor de Ventas.
Coordinador de Logística Comercial. Perfil adecuado
Buscamos una persona organizada, con iniciativa y orientación al servicio, capaz de dar seguimiento puntual a múltiples actividades de manera simultánea, mantener una comunicación efectiva con clientes y áreas internas, trabajar bajo presión y contribuir al logro de los objetivos comerciales mediante una administración eficiente de los procesos de ventas, compras y cotizaciones.
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